Documents d’importation : check-list de la première livraison
Facture, liste de colisage, EX1, certificats : ce que vous préparez en tant que fournisseur, ce que nous prenons en charge et comment éviter les erreurs qui bloquent la marchandise.
Qui prépare quoi
Vous, le fournisseur (et votre client vérifie) : une facture commerciale avec une description précise, les codes, les prix et l’Incoterm ; une liste de colisage avec le poids et les dimensions de chaque colis ; un certificat d’origine si celui-ci permet de réduire les droits.
Nous : la déclaration d’export EX1, les documents de transport (CMR pour la route, connaissement B/L pour la mer) et, côté russe, la déclaration en douane d’import (DT) avec le calcul des droits et de la TVA.
Les deux erreurs les plus fréquentes
- ✓Erreur n° 1 : une description vague sur la facture (« spare parts », « goods »). La douane exige du concret : matière, usage, modèle.
- ✓Erreur n° 2 : une valeur sous-évaluée. La douane russe compare avec ses prix de référence : correction de la valeur et pénalités. Il revient moins cher de déclarer honnêtement.
Le dossier complet, étape par étape
Avant l’expédition : le contrat de vente international avec sa spécification, la facture pro forma pour l’acompte et la preuve de paiement ; la banque de votre client en a besoin pour le contrôle des changes, et la douane pour confirmer la valeur. À l’expédition : la facture commerciale, la liste de colisage, si besoin un certificat d’origine et les fiches de données de sécurité pour les produits chimiques. En transit : la déclaration d’export EX1 (pour l’UE) ou le document de transit T1, le document de transport (CMR pour la route, connaissement pour la mer, lettre de transport aérien pour l’aérien), ainsi que l’information préalable déposée auprès de la douane de l’UEEA.
À la douane russe : la déclaration en douane (DT), les certificats ou déclarations de conformité UEEA, les autorisations propres au produit (notification FSB pour les équipements radio, documents vétérinaires et phytosanitaires pour les denrées), la confirmation du marquage « Tchestny Znak » pour les catégories concernées. Après la mainlevée : la DT visée et les justificatifs de paiement, dont la comptabilité de votre client a besoin pour récupérer la TVA et enregistrer la marchandise.
Comment vérifier une facture avant envoi
Comparez les coordonnées du vendeur et de l’acheteur avec le contrat, le numéro et la date du contrat, l’Incoterm avec son lieu (par exemple FCA Hamburg), la devise et le montant total. Chaque ligne doit comporter une description claire (matière, usage, modèle, et non « goods » ou « spare parts »), le code SH, la quantité, le prix unitaire et total, les poids net et brut, le pays d’origine.
Un écart entre la facture, la liste de colisage et la marchandise réelle est la cause la plus fréquente d’inspection et de corrections. Nous vérifions donc les documents avant l’expédition et vous demandons de les corriger tout de suite : refaire une facture après le dépôt de la déclaration est plus long et plus coûteux, et une valeur sous-évaluée entraîne un redressement et une amende pour fausse déclaration.
Vérification gratuite
Avant la première livraison, envoyez-nous le projet de facture : nous le vérifions gratuitement avant que la marchandise ne parte.
Conformité
Nous ne transportons que des marchandises non soumises aux sanctions de l’UE, du Royaume-Uni, de la Suisse et des États-Unis. Avant toute expédition, nous vérifions le code SH et les parties (expéditeur, destinataire, utilisateur final).
Questions fréquentes
Faut-il traduire les documents en russe ?
Pour le dépôt de la déclaration, la douane peut demander une traduction de la facture, de la liste de colisage et du contrat. Notre représentant en douane réalise ces traductions dans le cadre de la prestation ; le plus simple reste de fournir d’emblée des documents bilingues, anglais et russe.
Quand un certificat d’origine est-il nécessaire ?
Lorsque la marchandise peut bénéficier d’une préférence tarifaire (par exemple depuis le Vietnam ou la Serbie, dans le cadre des accords de l’UEEA) ou lorsque l’origine compte au regard des restrictions. Pour des livraisons ordinaires depuis l’UE, il suffit d’indiquer le pays d’origine sur la facture.
Et si je ne souhaite pas établir l’EX1 moi-même ?
Confiez-la au transitaire : nous établissons l’EX1 via nos agents dans l’UE, en EXW comme en FCA. Sans déclaration d’export apurée, vous devez facturer votre TVA nationale : l’EX1 est donc dans l’intérêt des deux parties, car c’est votre preuve d’exportation pour l’exonération de TVA.
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