Dokumente für den Export nach Russland: Checkliste für die erste Sendung
Rechnung, Packliste, EX1, Zertifikate: was Sie als Lieferant vorbereiten und was wir übernehmen. Einmal richtig aufgesetzt, wird jede weitere Sendung schneller abgefertigt.
Wer was erstellt
Von Ihnen als Lieferant
Eine Handelsrechnung mit genauer Beschreibung, Zolltarifnummern, Preisen und Incoterms-Klausel; eine Packliste mit Gewicht und Abmessungen jedes Packstücks; ein Ursprungszeugnis, wo es den Zoll für Ihren russischen Kunden senken kann.
Von uns
Die Ausfuhranmeldung EX1 (wir geben sie für Sie ab und senden die MRN), die Transportdokumente (CMR für die Straße, Konnossement für die See) und die russische Einfuhranmeldung mit Berechnung von Zoll und Einfuhrumsatzsteuer auf Seite des Käufers.
Häufiger Fehler Nr. 1: eine vage Beschreibung
„Ersatzteile“ oder „Waren“ reicht nicht. Der russische Zoll will Konkretes: Material, Verwendungszweck, Modell. Vage Rechnungen sind der schnellste Weg zur Beschau.
Häufiger Fehler Nr. 2: ein zu niedriger Wert
Der Zoll vergleicht angemeldete Werte mit seinen Referenzpreisen. Eine zu niedrige Rechnung führt zu einer Wertkorrektur und zu Strafen für Ihren Kunden. Ehrlich anzumelden ist für alle günstiger.
Kostenlose Rechnungsprüfung vor der ersten Sendung
Senden Sie uns einen Rechnungsentwurf, bevor die Ware Ihr Werk verlässt. Wir prüfen ihn kostenlos, damit Korrekturen vor der Verladung erfolgen und nicht erst an der russischen Grenze.
Der vollständige Dokumentensatz, Schritt für Schritt
- 1Vor dem Versand
Der Außenhandelsvertrag mit Spezifikation, eine Proformarechnung für die Anzahlung und der Zahlungsnachweis. Die Bank Ihres Kunden braucht sie für die Devisenkontrolle, und der russische Zoll nutzt sie zur Bestätigung des Werts. - 2Beim Versand
Handelsrechnung, Packliste und bei Bedarf ein Ursprungszeugnis sowie Sicherheitsdatenblätter für Chemikalien. - 3Unterwegs
Die Ausfuhranmeldung EX1 (für die EU) oder ein Versandbegleitdokument T1; das Transportdokument (CMR für die Straße, Konnossement für die See, Luftfrachtbrief für die Luft); dazu die beim Zoll der EAWU abgegebene Vorabanmeldung. - 4Beim russischen Zoll
Die Zollanmeldung, EAWU-Zertifikate oder Konformitätserklärungen, Produktgenehmigungen (FSB-Notifizierung für Funkgeräte, Veterinär- und Pflanzenschutzdokumente für Lebensmittel) und der Nachweis der Chestny-Znak-Kennzeichnung für die betreffenden Warengruppen. - 5Nach der Freigabe
Die freigegebene Zollanmeldung mit Zollstempel und die Zahlungsbelege. Die Buchhaltung Ihres Kunden braucht sie, um die Einfuhrumsatzsteuer abzuziehen und die Ware zu verbuchen.
So prüfen Sie Ihre Rechnung vor dem Versand
Stellen Sie sicher, dass die Daten von Verkäufer und Käufer mit dem Vertrag übereinstimmen und dass die Rechnung Vertragsnummer und -datum, die Incoterms-Klausel mit benanntem Ort (zum Beispiel FCA Hamburg), die Währung und den Gesamtbetrag enthält. Jede Position braucht eine klare Beschreibung (Material, Verwendungszweck, Modell – nicht „Waren“ oder „Ersatzteile“), die Zolltarifnummer, Menge, Stückpreis und Wert, Netto- und Bruttogewicht sowie das Ursprungsland.
Abweichungen zwischen Rechnung, Packliste und tatsächlicher Ware sind der häufigste Grund für Beschauen und Wertkorrekturen. Deshalb prüfen wir die Dokumente vor der Verladung und bitten Sie, sie sofort zu korrigieren: Eine Rechnung nach Abgabe der Zollanmeldung neu auszustellen dauert länger und kostet mehr, und ein zu niedriger Wert wird auf Seite Ihres Kunden zu Nachforderungen und einem Bußgeld wegen unrichtiger Anmeldung.
Häufige Fragen
Brauchen die Dokumente eine russische Übersetzung?
Der russische Zoll kann bei Abgabe der Zollanmeldung eine Übersetzung von Rechnung, Packliste und Vertrag verlangen. Unser Zollvertreter erledigt Übersetzungen als Teil der Leistung, einfacher ist es aber, wenn Sie die Dokumente von Anfang an zweisprachig ausstellen – Englisch plus Russisch.
Wann wird ein Ursprungszeugnis benötigt?
Wenn die Ware für eine Zollpräferenz infrage kommt (zum Beispiel aus Vietnam oder Serbien im Rahmen von EAWU-Abkommen) oder wenn der Ursprung für Beschränkungen relevant ist. Für gewöhnliche Sendungen aus der EU genügt die Angabe des Ursprungslands auf der Rechnung.
Wir möchten die EX1 nicht selbst abgeben. Welche Möglichkeiten gibt es?
Übertragen Sie sie uns: Wir geben die EX1 über unsere Agenten in der EU bei EXW- und FCA-Bedingungen ab und senden Ihnen die MRN. Ohne erledigte Ausfuhranmeldung müssten Sie Umsatzsteuer berechnen – eine ordnungsgemäße EX1 nützt also sowohl Ihnen als auch Ihrem russischen Kunden.
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