Документы для импорта: чек-лист первой поставки
Инвойс, упаковочный лист, EX1, сертификаты — что готовите вы, а что берём на себя мы
Готовит поставщик (проверяете вы): коммерческий инвойс с точным описанием, кодами, ценами и условиями Инкотермс; упаковочный лист с весом и габаритами каждого места; сертификат происхождения, если нужен для снижения пошлины.
Готовим мы: экспортную EX1, транспортные документы (CMR для авто, коносамент B/L для моря), импортную ДТ с расчётом пошлин и НДС.
Частая ошибка №1: размытое описание в инвойсе («spare parts», «goods»). Таможня требует конкретику: материал, назначение, модель.
Частая ошибка №2: заниженная стоимость. Таможня сверяет с контрольными ценами — корректировка стоимости и пени. Дешевле декларировать честно.
Полный комплект документов по этапам поставки
До отгрузки: внешнеторговый контракт со спецификацией, проформа-инвойс для аванса и подтверждение оплаты — они нужны банку для валютного контроля и таможне для подтверждения стоимости. На отгрузке: коммерческий инвойс, упаковочный лист, при необходимости сертификат происхождения и паспорта безопасности на химию. В пути: экспортная декларация EX1 (для ЕС) или транзитная T1, транспортный документ — CMR для авто, коносамент для моря, авианакладная для авиа, — а также предварительная информация, поданная в таможню ЕАЭС.
На таможне в России: декларация на товары, сертификаты или декларации соответствия ЕАЭС, разрешительные документы по товару (нотификация ФСБ для радиоустройств, ветеринарные и фитосанитарные документы на продукты), подтверждение маркировки «Честный знак» для соответствующих групп. После выпуска: выпущенная ДТ с отметкой и платёжные документы — они нужны бухгалтерии для вычета НДС и постановки товара на учёт.
Как проверить инвойс до оплаты поставщику
Сверьте реквизиты продавца и покупателя с контрактом, номер и дату контракта, условия поставки по Инкотермс с указанием места (например, FCA Hamburg), валюту и общую сумму. По каждой позиции должны быть понятное описание (материал, назначение, модель — а не «goods» или «spare parts»), код HS, количество, цена и стоимость, вес нетто и брутто, страна происхождения.
Расхождение между инвойсом, упаковочным листом и фактическим грузом — самая частая причина досмотра и корректировок. Поэтому мы проверяем документы до отгрузки и просим поставщика исправить их сразу: переделать инвойс после подачи декларации дольше и дороже, а заниженная стоимость оборачивается доначислением и штрафом по статье о недостоверном декларировании.
Частые вопросы
Нужен ли перевод документов на русский язык?
Для подачи декларации таможня вправе запросить перевод инвойса, упаковочного листа и контракта. Наш таможенный представитель делает переводы в составе услуги; удобнее сразу просить у поставщика двуязычные документы — английский плюс русский.
Когда нужен сертификат происхождения?
Когда товар может получить тарифную преференцию (например, из Вьетнама или Сербии по соглашениям ЕАЭС) либо когда происхождение важно для ограничений. Для обычных поставок из ЕС достаточно указать страну происхождения в инвойсе.
Что делать, если поставщик отказывается оформлять EX1?
Передайте эту обязанность экспедитору — мы оформляем EX1 через своих агентов в ЕС на условиях EXW и FCA. Без закрытой экспортной декларации поставщик обязан начислить свой НДС, поэтому оформление EX1 выгодно обеим сторонам.
Другие гайды
Услуги Транзит3
Рассчитаем доставку и таможню под ключ за 2 часа.