Documenti per esportare in Russia: checklist della prima spedizione
Fattura, packing list, EX1, certificati: che cosa prepara Lei come fornitore e di che cosa ci occupiamo noi. Imposti correttamente i documenti una volta e ogni spedizione successiva sarà sdoganata più in fretta.
Chi prepara che cosa
Preparati da Lei, il fornitore
Una fattura commerciale con descrizione precisa, codici doganali, prezzi e regola Incoterms; una packing list con peso e dimensioni di ogni collo; un certificato di origine dove può ridurre il dazio per il Suo cliente russo.
Preparati da noi
La dichiarazione di esportazione EX1 (la presentiamo per Suo conto e Le inviamo l’MRN), i documenti di trasporto (CMR su strada, polizza di carico via mare) e la dichiarazione d’importazione russa con il calcolo di dazio e IVA dal lato dell’acquirente.
Errore frequente n. 1: una descrizione vaga
«Ricambi» o «merci» non basta. La dogana russa vuole dettagli: materiale, destinazione d’uso, modello. Le fatture vaghe sono la via più rapida verso un’ispezione.
Errore frequente n. 2: un valore sottostimato
La dogana confronta i valori dichiarati con i propri prezzi di riferimento. Una fattura sottostimata porta a una rettifica del valore e a sanzioni per il Suo cliente. Dichiarare onestamente conviene a tutti.
Verifica gratuita della fattura prima della prima spedizione
Ci invii una bozza di fattura prima che la merce lasci la Sua sede. La verifichiamo gratuitamente, così le correzioni avvengono prima del carico del camion e non al confine russo.
Il set completo di documenti, fase per fase
- 1Prima della spedizione
Il contratto di commercio estero con la specifica, una fattura proforma per l’anticipo e la conferma di pagamento. La banca del Suo cliente ne ha bisogno per il controllo valutario, e la dogana russa li usa per confermare il valore. - 2Alla spedizione
Fattura commerciale, packing list e, se necessario, certificato di origine e schede di sicurezza per i prodotti chimici. - 3In transito
La dichiarazione di esportazione EX1 (per l’UE) o un documento di transito T1; il documento di trasporto (CMR su strada, polizza di carico via mare, lettera di vettura aerea per l’aereo); più l’informazione preventiva presentata alla dogana UEEA. - 4Alla dogana russa
La dichiarazione doganale, certificati o dichiarazioni di conformità UEEA, i permessi sul prodotto (notifica FSB per apparecchi radio, documenti veterinari e fitosanitari per gli alimenti) e la conferma dell’etichettatura Chestny Znak per i gruppi di prodotti interessati. - 5Dopo lo svincolo
La dichiarazione svincolata con il timbro doganale e i documenti di pagamento. Ne ha bisogno l’amministrazione del Suo cliente per detrarre l’IVA all’importazione e registrare la merce a bilancio.
Come controllare la fattura prima dell’invio
Verifichi che i dati di venditore e acquirente corrispondano al contratto e che la fattura riporti numero e data del contratto, la regola Incoterms con il luogo designato (ad esempio FCA Amburgo), la valuta e l’importo totale. Ogni riga deve avere una descrizione chiara (materiale, destinazione d’uso, modello — non «merci» o «ricambi»), il codice doganale, quantità, prezzo unitario e valore, peso netto e lordo e il Paese di origine.
Le discrepanze tra fattura, packing list e merce effettiva sono il motivo più frequente di ispezioni e rettifiche del valore. Per questo verifichiamo i documenti prima del carico e Le chiediamo di correggerli subito: riemettere una fattura dopo la presentazione della dichiarazione richiede più tempo e costa di più, e un valore sottostimato si traduce in pagamenti supplementari e in una sanzione per dichiarazione inesatta a carico del Suo cliente.
Domande frequenti
I documenti devono essere tradotti in russo?
La dogana russa può chiedere una traduzione di fattura, packing list e contratto alla presentazione della dichiarazione. Il nostro rappresentante doganale si occupa delle traduzioni come parte del servizio, ma è più semplice se emette documenti bilingui fin dall’inizio: inglese più russo.
Quando serve un certificato di origine?
Quando la merce può beneficiare di una preferenza tariffaria (ad esempio dal Vietnam o dalla Serbia in base agli accordi UEEA) o quando l’origine conta ai fini delle restrizioni. Per le normali spedizioni dall’UE basta indicare il Paese di origine in fattura.
Non vogliamo presentare noi l’EX1. Quali sono le opzioni?
Lo affidi a noi: presentiamo l’EX1 tramite i nostri agenti nell’UE con resa EXW e FCA e Le inviamo l’MRN. Senza una dichiarazione di esportazione chiusa dovrebbe applicare l’IVA, quindi un EX1 corretto conviene sia a Lei sia al Suo cliente russo.
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