Documentos para un envío a Rusia: lista de control del primer envío
Factura, packing list, EX1 y certificados: qué prepara usted como proveedor, qué revisa su cliente ruso y de qué nos encargamos nosotros.
Quién prepara cada documento
Los prepara el proveedor (y los revisa el comprador): factura comercial con descripción precisa, códigos, precios e Incoterm; packing list con el peso y las medidas de cada bulto; certificado de origen, si hace falta para reducir el arancel.
Los preparamos nosotros: la declaración de exportación EX1, los documentos de transporte (CMR en carretera, conocimiento de embarque B/L en mar) y la declaración de importación en Rusia con el cálculo de aranceles e IVA.
Dos errores frecuentes
Error n.º 1: una descripción vaga en la factura («spare parts», «goods»). La aduana exige concreción: material, uso, modelo. Error n.º 2: un valor infravalorado. La aduana lo coteja con sus precios de referencia y aplica ajuste del valor y recargos. Declarar el precio real sale más barato. Antes del primer envío, mándenos el borrador de factura: lo revisamos gratis antes de que salga la carga.
Juego completo de documentos por etapas
- 1Antes del embarque
Contrato de compraventa internacional con especificación, factura proforma para el anticipo y justificante de pago: el banco del comprador los necesita para el control de divisas y la aduana, para acreditar el valor. - 2En el embarque
Factura comercial, packing list y, si procede, certificado de origen y fichas de datos de seguridad para productos químicos. - 3En tránsito
Declaración de exportación EX1 (en la UE) o tránsito T1, documento de transporte —CMR en carretera, conocimiento de embarque en mar, carta de porte aérea en aéreo— e información previa presentada a la aduana de la UEEA. - 4En la aduana rusa
Declaración de importación, certificados o declaraciones de conformidad UEEA, permisos del producto (notificación FSB para radiodispositivos, documentos veterinarios y fitosanitarios para alimentos) y confirmación del marcado «Chestny ZNAK» en los grupos sujetos. - ✓Tras el levante
Declaración con marca de levante y justificantes de pago: la contabilidad del comprador los necesita para deducir el IVA y dar de alta la mercancía.
Cómo revisar la factura antes del envío
Compruebe que los datos del vendedor y del comprador coinciden con el contrato, el número y la fecha del contrato, el Incoterm con indicación del lugar (por ejemplo, FCA Hamburg), la divisa y el importe total. Cada posición debe tener una descripción clara (material, uso, modelo, no «goods» o «spare parts»), código SA, cantidad, precio unitario y total, peso neto y bruto y país de origen.
Las discrepancias entre factura, packing list y la carga real son la causa más habitual de inspecciones y ajustes. Por eso revisamos los documentos antes del embarque y le pedimos que los corrija de inmediato: rehacer una factura después de presentar la declaración es más lento y caro, y un valor infravalorado acaba en liquidación adicional y multa por declaración inexacta.
Preguntas frecuentes
¿Hay que traducir los documentos al ruso?
La aduana puede pedir la traducción de la factura, el packing list y el contrato. Nuestro representante aduanero la hace dentro del servicio, pero lo más cómodo es emitir documentos bilingües: inglés y ruso.
¿Cuándo hace falta un certificado de origen?
Cuando la mercancía puede beneficiarse de una preferencia arancelaria (por ejemplo, desde Vietnam o Serbia según los acuerdos de la UEEA) o cuando el origen importa por restricciones. En los envíos habituales desde la UE basta con indicar el país de origen en la factura.
¿Y si no quiero o no puedo tramitar la EX1?
Delegue esa tarea en el transitario: tramitamos la EX1 a través de nuestros agentes en la UE en condiciones EXW y FCA. Sin una declaración de exportación cerrada, usted tendría que repercutir su IVA nacional, así que la EX1 beneficia a ambas partes: es su prueba de exportación.
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