Politica sul trattamento dei dati personali

Versione facente fede

Questa è una traduzione fornita per comodità. In caso di discordanza tra la presente traduzione e l’originale russo, prevale la versione russa.

1. Disposizioni generali

La presente Politica sul trattamento dei dati personali (la «Politica») stabilisce le modalità di trattamento e protezione dei dati personali degli utenti del sito tranzit3.ru (il «Sito»), il cui operatore è ООО «Каргов Лоджистикс» (Cargov Logistics LLC) (l’«Operatore»).

La Politica è redatta in attuazione della Parte 2 dell’articolo 18.1 della Legge federale n. 152-FZ del 27 luglio 2006 «Sui dati personali» («Legge n. 152-FZ») e di altri atti normativi della Federazione Russa in materia di protezione dei dati personali, tra cui l’Ordinanza di Roskomnadzor n. 18 del 24 febbraio 2021 e l’Ordinanza di Roskomnadzor n. 179 del 28 ottobre 2022.

La Politica è un documento pubblicamente accessibile ed è soggetta a pubblicazione sul Sito all’indirizzo tranzit3.ru/legal/privacy ai sensi della Parte 2 dell’articolo 18.1 della Legge n. 152-FZ.

L’Operatore è iscritto nel registro degli operatori che trattano dati personali tenuto dal Servizio federale di vigilanza nel settore delle comunicazioni, delle tecnologie dell’informazione e dei mass media (Roskomnadzor).

2. Termini e definizioni

«Dati personali»: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile, direttamente o indirettamente (l’interessato).

«Trattamento dei dati personali»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute sui dati personali, con o senza l’ausilio di strumenti automatizzati, compresi raccolta, registrazione, organizzazione, accumulo, conservazione, rettifica, estrazione, utilizzo, trasferimento, anonimizzazione, blocco, cancellazione e distruzione.

«Utente»: la persona che utilizza il Sito, anche compilando moduli di contatto, richieste di preventivo o moduli di tracciamento delle spedizioni, oppure registrando un account personale.

3. Dati personali trattati

L’Operatore tratta i dati personali che l’Utente fornisce volontariamente compilando i moduli del Sito, inviando una richiesta di preventivo, registrando un account personale, utilizzando il servizio di tracciamento delle spedizioni o inviando una richiesta.

Dati forniti dall’Utente: cognome, nome e patronimico; numero di telefono di contatto (anche quello usato nei messenger); indirizzo e-mail; nome dell’organizzazione e ruolo; indirizzi di spedizione e di ricevimento della merce; informazioni su natura, peso, volume e valore della merce; altri dati inseriti volontariamente dall’Utente nei campi dei moduli o nel testo di una richiesta.

Dati raccolti automaticamente durante l’uso del Sito: indirizzo IP; informazioni su browser e sistema operativo; dati dei cookie e di altri identificativi del dispositivo; data e ora di accesso; indirizzo della pagina di provenienza; informazioni sulle azioni compiute sul Sito raccolte dai sistemi di analisi web. L’Operatore parte dal presupposto che tali informazioni, nel loro insieme, possano essere qualificate come dati personali e le tratta alle condizioni della presente Politica.

L’Operatore non richiede né tratta categorie particolari di dati personali (relative a origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, salute o vita intima), né dati biometrici. L’Operatore non tratta dati personali di minori: il Sito è destinato a persone giuridiche e imprenditori individuali.

L’Operatore non tratta dati personali autorizzati dall’interessato alla diffusione ai sensi dell’articolo 10.1 della Legge n. 152-FZ.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati esclusivamente per le seguenti finalità: calcolo del costo e dei tempi preliminari di consegna della merce; preparazione e invio di un’offerta commerciale; conclusione, esecuzione e cessazione di un contratto di spedizione; informazione dell’Utente sullo stato della richiesta e sulla posizione della merce; gestione delle richieste e riscontro; gestione dell’account personale del cliente; adempimento degli obblighi imposti all’Operatore dalla legislazione della Federazione Russa, compresa la tenuta della contabilità e dei registri fiscali; garanzia del funzionamento e della sicurezza del Sito; analisi statistica del traffico del Sito in forma anonimizzata.

Messaggi pubblicitari e informativi vengono inviati solo con il consenso preventivo dell’Utente, prestato separatamente dal consenso al trattamento dei dati personali, ai sensi della Parte 1 dell’articolo 18 della Legge federale n. 38-FZ del 13 marzo 2006 «Sulla pubblicità». L’Utente può rinunciare a tali messaggi in qualsiasi momento.

I dati personali sono trattati in modo lecito e corretto e limitatamente al raggiungimento di finalità specifiche, predeterminate e legittime. Non è consentito un trattamento incompatibile con le finalità della raccolta, né l’unione di banche dati trattate per finalità tra loro incompatibili.

I dati personali trattati corrispondono alle finalità del trattamento e non sono eccedenti rispetto a esse. L’Operatore non adotta decisioni che producono effetti giuridici per l’Utente basate unicamente sul trattamento automatizzato dei dati personali.

5. Basi giuridiche del trattamento

Le basi giuridiche del trattamento dei dati personali sono: il consenso dell’interessato al trattamento dei propri dati personali (punto 1 della Parte 1 dell’articolo 6 della Legge n. 152-FZ); la necessità di eseguire un contratto di cui l’interessato è parte, beneficiario o garante, nonché di concludere un contratto su iniziativa dell’interessato (punto 5 della Parte 1 dell’articolo 6 della Legge n. 152-FZ); la necessità di svolgere le funzioni e i compiti attribuiti all’Operatore dalla legge (punto 2 della Parte 1 dell’articolo 6 della Legge n. 152-FZ).

Costituiscono basi giuridiche anche: il Codice civile della Federazione Russa; la Legge federale n. 87-FZ del 30 giugno 2003 «Sull’attività di spedizione»; la Legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 «Sulla contabilità»; il Codice tributario della Federazione Russa; i documenti costitutivi dell’Operatore e i contratti da esso conclusi.

6. Modalità e condizioni del trattamento. Ubicazione delle banche dati

I dati personali sono trattati con e senza l’ausilio di strumenti automatizzati. Il trattamento comprende raccolta, registrazione, organizzazione, accumulo, conservazione, rettifica (aggiornamento, modifica), estrazione, utilizzo, trasferimento, anonimizzazione, blocco, cancellazione e distruzione dei dati personali.

L’Operatore garantisce il rispetto dei requisiti della Parte 5 dell’articolo 18 della Legge n. 152-FZ relativi all’ubicazione delle banche dati contenenti dati personali di cittadini della Federazione Russa. L’elenco dei sistemi informativi e delle piattaforme tecniche utilizzati è stabilito dai documenti interni dell’Operatore; le relative informazioni sono fornite su richiesta motivata dell’autorità competente.

L’Operatore adotta le misure giuridiche, organizzative e tecniche necessarie per proteggere i dati personali da accessi illeciti o accidentali, distruzione, modifica, blocco, copia, comunicazione o diffusione, nonché da altre azioni illecite, tra cui: nomina di un responsabile dell’organizzazione del trattamento dei dati personali; individuazione delle minacce alla sicurezza e applicazione di misure di protezione secondo il Decreto del Governo della Federazione Russa n. 1119 del 1° novembre 2012; limitazione del numero di dipendenti con accesso ai dati personali e registrazione di tale accesso; uso di un protocollo di trasmissione sicuro (HTTPS/TLS); backup periodici; controllo delle misure adottate e del livello di sicurezza dei sistemi informativi.

L’Operatore può affidare il trattamento dei dati personali a un’altra persona sulla base di un contratto concluso con essa, previo consenso dell’interessato (Parte 3 dell’articolo 6 della Legge n. 152-FZ). Tale contratto specifica l’elenco delle operazioni sui dati personali, le finalità del trattamento e l’obbligo di mantenere la riservatezza e rispettare i requisiti di protezione dei dati. L’Operatore risponde nei confronti dell’interessato dell’operato di tale persona.

I dati personali possono essere trasferiti a terzi quando ciò è necessario per l’esecuzione di un contratto con l’Utente, nella misura minima necessaria allo scopo del trasferimento: a vettori e loro agenti; rappresentanti doganali; compagnie di assicurazione; operatori di magazzino; istituti di credito, per quanto riguarda i dati di pagamento. I dati personali sono trasferiti alle autorità pubbliche nei casi e con le modalità previsti dalla legislazione della Federazione Russa, su richiesta motivata.

L’Operatore non vende i dati personali degli Utenti e non li trasferisce a terzi per finalità pubblicitarie.

7. Trasferimento transfrontaliero dei dati personali

L’Operatore informa l’Utente che il Sito e la gestione delle richieste si basano su servizi il cui gestore può trovarsi al di fuori del territorio della Federazione Russa. L’uso di tali servizi comporta il trasferimento transfrontaliero di alcuni dati personali ai sensi dell’articolo 12 della Legge n. 152-FZ.

Categorie di dati trasferiti e finalità del trasferimento: servizi di analisi web — indirizzo IP, identificativi dei cookie, informazioni sulle azioni compiute sul Sito, per analizzare il traffico in forma anonimizzata e aggregata; servizi di invio e-mail — indirizzo e-mail, nome e contenuto del messaggio, per inviare notifiche sullo stato della richiesta; messenger — informazioni fornite volontariamente dall’Utente nella corrispondenza, per comunicare rapidamente in merito alla richiesta.

Prima di avviare il trasferimento transfrontaliero dei dati personali, l’Operatore, ai sensi della Parte 3 dell’articolo 12 della Legge n. 152-FZ, notifica a Roskomnadzor l’intenzione di effettuare tale trasferimento e raccoglie informazioni sulle misure di protezione adottate dai destinatari esteri. I trasferimenti verso Stati che non garantiscono una protezione adeguata dei diritti degli interessati avvengono solo in presenza dei presupposti previsti dalla Parte 4 dell’articolo 12 della Legge n. 152-FZ, compreso il consenso scritto dell’interessato.

L’Utente può rifiutare il trasferimento dei dati ai servizi di analisi web non prestando il consenso ai cookie analitici nel banner di consenso oppure disattivando i cookie nelle impostazioni del browser. Tale rifiuto non pregiudica la possibilità di inviare una richiesta.

8. Tempi di trattamento e conservazione dei dati personali

I dati personali sono trattati fino al raggiungimento delle finalità del trattamento o fino alla revoca del consenso da parte dell’interessato, salvo diverso termine stabilito dalla legislazione della Federazione Russa o dal contratto.

I dati personali contenuti nei documenti contabili primari sono conservati per i termini stabiliti dalla legislazione in materia di contabilità e archiviazione (non meno di cinque anni). I dati degli Utenti che hanno inviato una richiesta senza concludere un contratto sono conservati per non più di un anno dalla loro ultima richiesta. I dati dell’account personale sono trattati per tutta la durata dell’account e per tre anni dopo la sua cancellazione.

Raggiunte le finalità del trattamento, scaduto il periodo di conservazione o revocato il consenso, i dati personali vengono distrutti o anonimizzati entro un termine non superiore a trenta giorni dalla data del relativo evento, salvo quanto diversamente previsto dalla legge o dal contratto.

9. Modalità di distruzione dei dati personali

I dati personali sono distrutti in modo da escluderne l’ulteriore trattamento e il recupero, redigendo un verbale di distruzione dei dati personali conforme ai requisiti dell’Ordinanza di Roskomnadzor n. 179 del 28 ottobre 2022 «Sull’approvazione dei requisiti per la conferma della distruzione dei dati personali».

Quando vengono distrutti dati personali trattati con strumenti automatizzati, viene generato anche un estratto del registro degli eventi del sistema informativo dei dati personali. Il verbale e l’estratto sono conservati dall’Operatore per tre anni dalla data della distruzione.

Se i dati personali non possono essere distrutti entro il termine stabilito, l’Operatore li blocca e ne garantisce la distruzione entro un termine non superiore a sei mesi, salvo diverso termine stabilito dalla legge.

10. Azioni in caso di incidenti di sicurezza

Qualora venga accertato un trasferimento illecito o accidentale (comunicazione, diffusione, accesso) di dati personali che abbia comportato una violazione dei diritti degli interessati, l’Operatore, ai sensi della Parte 3.1 dell’articolo 21 della Legge n. 152-FZ, ne informa Roskomnadzor: entro ventiquattro ore dalla scoperta dell’incidente — sull’incidente stesso, la sua presunta causa, il presunto danno e le misure adottate; entro settantadue ore — sui risultati dell’indagine interna e sulle persone le cui azioni hanno causato l’incidente.

L’Operatore collabora con il Sistema statale di rilevamento, prevenzione ed eliminazione delle conseguenze degli attacchi informatici (GosSOPKA) nei casi previsti dalla legge.

11. Diritti dell’interessato

L’interessato ha il diritto di: ottenere informazioni sul trattamento dei propri dati personali nella misura prevista dalla Parte 7 dell’articolo 14 della Legge n. 152-FZ; chiedere la rettifica, il blocco o la distruzione dei dati personali se incompleti, non aggiornati, inesatti, ottenuti illecitamente o non necessari per la finalità dichiarata del trattamento; revocare il consenso al trattamento dei dati personali; opporsi al trattamento a fini di promozione dei servizi sul mercato; impugnare le azioni o le omissioni dell’Operatore presso Roskomnadzor o in sede giudiziaria.

La richiesta dell’interessato deve contenere le informazioni previste dalla Parte 3 dell’articolo 14 della Legge n. 152-FZ: il numero del documento d’identità principale dell’interessato o del suo rappresentante, la data di rilascio e l’autorità che lo ha rilasciato; informazioni che confermino la partecipazione dell’interessato a rapporti con l’Operatore (numero della richiesta o del contratto) o altre informazioni che confermino il fatto del trattamento; la firma dell’interessato o del suo rappresentante.

L’Operatore esamina la richiesta e risponde entro dieci giorni lavorativi dal ricevimento; tale termine può essere prorogato di non più di cinque giorni lavorativi inviando all’interessato una comunicazione motivata. Una richiesta di rettifica, blocco o distruzione dei dati viene evasa entro un termine non superiore a sette giorni lavorativi.

Le revoche del consenso e le altre richieste vanno inviate a privacy@tranzit3.ru o all’indirizzo postale dell’Operatore. In caso di revoca del consenso, l’Operatore può continuare a trattare i dati personali senza consenso in presenza dei presupposti previsti dalla Parte 2 dell’articolo 9 e dalla Parte 2 dell’articolo 11 della Legge n. 152-FZ, in particolare per l’esecuzione di un contratto concluso e il rispetto della normativa contabile.

12. Cookie e analisi web

Il Sito utilizza i cookie, piccoli file di testo memorizzati nel browser dell’Utente. L’Operatore utilizza due categorie di cookie. I cookie strettamente necessari garantiscono il funzionamento del Sito, memorizzano la lingua scelta e i parametri del preventivo e proteggono i moduli dall’invio automatizzato; il loro uso si basa sul legittimo interesse dell’Operatore e non richiede un consenso separato. I cookie analitici sono utilizzati dai sistemi di analisi web per misurare il traffico e la qualità del servizio; vengono installati solo dopo che l’Utente ha prestato il consenso.

Alla prima visita del Sito, all’Utente viene mostrato un avviso che gli consente di accettare i cookie analitici o di limitare i cookie a quelli strettamente necessari. Gli script di analisi web non vengono caricati finché il consenso non è stato prestato. L’Utente può modificare la scelta in qualsiasi momento tramite il link «Impostazioni cookie» in fondo a ogni pagina del Sito.

L’Utente può anche disattivare o cancellare i cookie tramite il browser. La disattivazione dei cookie strettamente necessari può limitare l’accesso ad alcune funzioni del Sito.

13. Responsabile dell’organizzazione del trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’articolo 22.1 della Legge n. 152-FZ, l’Operatore ha nominato un responsabile dell’organizzazione del trattamento dei dati personali.

Le richieste relative al trattamento dei dati personali, comprese le richieste degli interessati e le revoche del consenso, vanno inviate a privacy@tranzit3.ru o all’indirizzo postale dell’Operatore con la dicitura «All’attenzione del responsabile dell’organizzazione del trattamento dei dati personali».

14. Dati dell’Operatore

Operatore: Società a responsabilità limitata «Каргов Лоджистикс» (ООО «Каргов Лоджистикс», Cargov Logistics LLC).

INN 5906181468, OGRN 1245900014007, KPP 590601001.

Sede legale: 614056, Territorio di Perm, Perm, ul. Solikamskaya, edificio 283, 4° piano, ufficio 413 V, Federazione Russa.

Telefono: +7 916 120-10-87. E-mail: info@tranzit3.ru. E-mail per questioni relative ai dati personali: privacy@tranzit3.ru. Telegram: @transit3ru.

Autorità di controllo: Roskomnadzor, 109074, Mosca, Kitaigorodskij proezd 7, edificio 2; sito rkn.gov.ru.

15. Modifiche alla Politica

L’Operatore può modificare la presente Politica. La versione vigente è sempre disponibile all’indirizzo tranzit3.ru/legal/privacy con la data dell’ultimo aggiornamento.

Le modifiche sostanziali che incidono sui diritti degli interessati vengono portate a conoscenza degli Utenti mediante un avviso pubblicato sul Sito almeno dieci giorni prima della loro entrata in vigore.