Politique de traitement des données personnelles

Version faisant foi

La présente traduction est fournie à titre informatif. En cas de divergence entre cette traduction et l’original russe, la version russe prévaut.

1. Dispositions générales

La présente Politique relative au traitement des données personnelles (ci-après la « Politique ») définit les modalités de traitement et de protection des données personnelles des utilisateurs du site tranzit3.ru (ci-après le « Site »), dont l’opérateur est ООО «Каргов Лоджистикс» (Cargov Logistics LLC) (ci-après l’« Opérateur »).

La Politique a été élaborée en application de la partie 2 de l’article 18.1 de la loi fédérale n° 152-FZ du 27 juillet 2006 « Sur les données personnelles » (ci-après la « loi n° 152-FZ ») et des autres actes normatifs de la Fédération de Russie en matière de protection des données personnelles, notamment l’arrêté de Roskomnadzor n° 18 du 24 février 2021 et l’arrêté de Roskomnadzor n° 179 du 28 octobre 2022.

La Politique est un document accessible au public et doit être publiée sur le Site à l’adresse tranzit3.ru/legal/privacy conformément à la partie 2 de l’article 18.1 de la loi n° 152-FZ.

L’Opérateur est inscrit au registre des opérateurs traitant des données personnelles tenu par le Service fédéral de supervision des communications, des technologies de l’information et des médias de masse (Roskomnadzor).

2. Termes et définitions

« Données personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (la personne concernée).

« Traitement de données personnelles » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées sur des données personnelles, avec ou sans moyens automatisés, notamment la collecte, l’enregistrement, la structuration, l’accumulation, la conservation, la rectification, l’extraction, l’utilisation, la transmission, l’anonymisation, le verrouillage, la suppression et la destruction.

« Utilisateur » : toute personne qui utilise le Site, y compris en remplissant des formulaires de contact, des demandes de devis ou des formulaires de suivi de marchandise, ou en créant un espace personnel.

3. Données personnelles traitées

L’Opérateur traite les données personnelles que l’Utilisateur fournit volontairement en remplissant des formulaires sur le Site, en envoyant une demande de devis, en créant un espace personnel, en utilisant le service de suivi de marchandise ou en adressant une demande.

Données fournies par l’Utilisateur : nom, prénom et patronyme ; numéro de téléphone de contact (y compris celui utilisé dans les messageries) ; adresse électronique ; nom de l’organisation et fonction ; adresses d’expédition et de réception de la marchandise ; informations sur la nature, le poids, le volume et la valeur de la marchandise ; autres données indiquées volontairement par l’Utilisateur dans les champs des formulaires ou dans le texte de sa demande.

Données collectées automatiquement lors de l’utilisation du Site : adresse IP ; informations sur le navigateur et le système d’exploitation ; données des cookies et autres identifiants de l’appareil ; date et heure de l’accès ; adresse de la page de provenance ; informations sur les actions effectuées sur le Site recueillies par les outils d’analyse d’audience. L’Opérateur part du principe que ces informations, prises ensemble, peuvent constituer des données personnelles et les traite dans les conditions de la présente Politique.

L’Opérateur ne demande ni ne traite de catégories particulières de données personnelles (relatives à l’origine raciale ou nationale, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à la santé ou à la vie intime), ni de données biométriques. L’Opérateur ne traite pas de données personnelles de mineurs : le Site s’adresse aux personnes morales et aux entrepreneurs individuels.

L’Opérateur ne traite pas de données personnelles dont la diffusion a été autorisée par la personne concernée au sens de l’article 10.1 de la loi n° 152-FZ.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées exclusivement aux fins suivantes : calcul du coût et du délai prévisionnels de livraison de la marchandise ; préparation et envoi d’une offre commerciale ; conclusion, exécution et résiliation du contrat de commission de transport ; information de l’Utilisateur sur le statut de sa demande et la localisation de la marchandise ; traitement des demandes et suivi ; gestion de l’espace personnel du client ; exécution des obligations imposées à l’Opérateur par la législation de la Fédération de Russie, notamment en matière comptable et fiscale ; bon fonctionnement et sécurité du Site ; analyse statistique de la fréquentation du Site sous forme anonymisée.

Les messages publicitaires et informatifs ne sont envoyés qu’avec le consentement préalable de l’Utilisateur, recueilli séparément du consentement au traitement des données personnelles, conformément à la partie 1 de l’article 18 de la loi fédérale n° 38-FZ du 13 mars 2006 « Sur la publicité ». L’Utilisateur peut à tout moment refuser de recevoir de tels messages.

Le traitement des données personnelles repose sur une base licite et loyale et se limite à la réalisation de finalités déterminées, définies à l’avance et légitimes. Est interdit tout traitement incompatible avec les finalités de la collecte, ainsi que la combinaison de bases de données traitées à des fins incompatibles entre elles.

Les données personnelles traitées correspondent aux finalités du traitement et ne sont pas excessives au regard de celles-ci. L’Opérateur ne prend à l’égard de l’Utilisateur aucune décision produisant des effets juridiques sur le seul fondement d’un traitement automatisé de données personnelles.

5. Fondements juridiques du traitement

Les fondements juridiques du traitement des données personnelles sont : le consentement de la personne concernée au traitement de ses données (point 1 de la partie 1 de l’article 6 de la loi n° 152-FZ) ; la nécessité d’exécuter un contrat auquel la personne concernée est partie, bénéficiaire ou garant, ainsi que de conclure un contrat à l’initiative de la personne concernée (point 5 de la partie 1 de l’article 6 de la loi n° 152-FZ) ; la nécessité d’exécuter les fonctions et obligations imposées à l’Opérateur par la loi (point 2 de la partie 1 de l’article 6 de la loi n° 152-FZ).

Constituent également des fondements juridiques : le Code civil de la Fédération de Russie ; la loi fédérale n° 87-FZ du 30 juin 2003 « Sur l’activité de commission de transport » ; la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011 « Sur la comptabilité » ; le Code des impôts de la Fédération de Russie ; les documents constitutifs de l’Opérateur et les contrats qu’il conclut.

6. Modalités et conditions du traitement. Localisation des bases de données

Le traitement des données personnelles est effectué avec et sans moyens automatisés. Il comprend la collecte, l’enregistrement, la structuration, l’accumulation, la conservation, la rectification (mise à jour, modification), l’extraction, l’utilisation, la transmission, l’anonymisation, le verrouillage, la suppression et la destruction des données personnelles.

L’Opérateur veille au respect des exigences de la partie 5 de l’article 18 de la loi n° 152-FZ relatives à la localisation des bases de données contenant des données personnelles de citoyens de la Fédération de Russie. La liste des systèmes d’information et des plateformes techniques utilisés est définie par les documents internes de l’Opérateur ; les informations les concernant sont communiquées sur demande motivée de l’autorité compétente.

L’Opérateur prend les mesures juridiques, organisationnelles et techniques nécessaires pour protéger les données personnelles contre tout accès illicite ou accidentel, destruction, modification, verrouillage, copie, communication, diffusion et contre toute autre action illicite, notamment : la désignation d’une personne chargée de l’organisation du traitement des données personnelles ; l’identification des menaces pour la sécurité et l’application de mesures de protection conformément au décret du Gouvernement de la Fédération de Russie n° 1119 du 1er novembre 2012 ; la limitation du nombre de salariés ayant accès aux données personnelles et l’enregistrement de ces accès ; l’utilisation d’un protocole de transmission sécurisé (HTTPS/TLS) ; des sauvegardes régulières ; le contrôle des mesures prises et du niveau de sécurité des systèmes d’information.

L’Opérateur peut confier le traitement de données personnelles à un tiers sur la base d’un contrat conclu avec celui-ci, sous réserve du consentement de la personne concernée (partie 3 de l’article 6 de la loi n° 152-FZ). Ce contrat précise la liste des opérations effectuées sur les données personnelles, les finalités du traitement ainsi que l’obligation de confidentialité et de respect des exigences de protection des données. L’Opérateur répond envers la personne concernée des actes de ce tiers.

Les données personnelles peuvent être transmises à des tiers lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat conclu avec l’Utilisateur, dans la mesure strictement nécessaire à la finalité de la transmission : aux transporteurs et à leurs agents ; aux représentants en douane ; aux compagnies d’assurance ; aux opérateurs d’entrepôts ; aux établissements de crédit — pour ce qui concerne les coordonnées de paiement. La transmission de données personnelles aux autorités publiques s’effectue dans les cas et selon les modalités prévus par la législation de la Fédération de Russie, sur demande motivée.

L’Opérateur ne vend pas les données personnelles des Utilisateurs et ne les transmet pas à des tiers à des fins publicitaires.

7. Transfert transfrontalier de données personnelles

L’Opérateur informe l’Utilisateur que le fonctionnement du Site et le traitement des demandes font appel à des services dont l’opérateur peut être situé hors du territoire de la Fédération de Russie. L’utilisation de ces services entraîne le transfert transfrontalier de certaines données personnelles au sens de l’article 12 de la loi n° 152-FZ.

Catégories de données transférées et finalités du transfert : outils d’analyse d’audience — adresse IP, identifiants de cookies, informations sur les actions effectuées sur le Site, aux fins d’analyse de la fréquentation sous forme anonymisée et agrégée ; services d’envoi de courriels — adresse électronique, nom, contenu du message, aux fins d’envoi de notifications sur le statut de la demande ; messageries — informations communiquées volontairement par l’Utilisateur dans la correspondance, aux fins d’échange rapide au sujet de la demande.

Avant de procéder au transfert transfrontalier de données personnelles, l’Opérateur, conformément à la partie 3 de l’article 12 de la loi n° 152-FZ, notifie à Roskomnadzor son intention d’effectuer ce transfert et recueille des informations sur les mesures de protection prises par les destinataires étrangers. Le transfert vers des États qui n’assurent pas une protection adéquate des droits des personnes concernées n’a lieu qu’en présence des motifs prévus par la partie 4 de l’article 12 de la loi n° 152-FZ, notamment le consentement écrit de la personne concernée.

L’Utilisateur peut refuser le transfert de données aux outils d’analyse d’audience en ne donnant pas son consentement aux cookies analytiques dans le bandeau de consentement ou en désactivant les cookies dans les paramètres de son navigateur. Ce refus n’affecte pas la possibilité d’envoyer une demande.

8. Durées de traitement et de conservation des données personnelles

Les données personnelles sont traitées jusqu’à la réalisation des finalités du traitement ou jusqu’au retrait du consentement par la personne concernée, sauf si une autre durée est fixée par la législation de la Fédération de Russie ou par contrat.

Les données personnelles figurant dans les pièces comptables justificatives sont conservées pendant les durées prévues par la législation relative à la comptabilité et aux archives (au moins cinq ans). Les données des Utilisateurs ayant envoyé une demande sans conclure de contrat sont conservées au maximum un an à compter de leur dernière demande. Les données de l’espace personnel sont traitées pendant toute la durée d’existence du compte et trois ans après sa suppression.

Une fois les finalités du traitement atteintes, la durée de conservation expirée ou le consentement retiré, les données personnelles sont détruites ou anonymisées dans un délai n’excédant pas trente jours à compter de la survenance de l’événement concerné, sauf disposition contraire de la loi ou du contrat.

9. Modalités de destruction des données personnelles

Les données personnelles sont détruites selon un procédé excluant tout traitement ultérieur et toute récupération, avec établissement d’un procès-verbal de destruction conforme aux exigences de l’arrêté de Roskomnadzor n° 179 du 28 octobre 2022 « Portant approbation des exigences relatives à la confirmation de la destruction des données personnelles ».

Lors de la destruction de données personnelles traitées par des moyens automatisés, un extrait du journal des événements du système d’information de données personnelles est également établi. Le procès-verbal et l’extrait sont conservés par l’Opérateur pendant trois ans à compter de la destruction.

S’il est impossible de détruire les données personnelles dans le délai prévu, l’Opérateur les verrouille et en assure la destruction dans un délai maximal de six mois, sauf si la loi fixe un autre délai.

10. Mesures en cas d’incident de sécurité

Lorsqu’est constatée une transmission (communication, diffusion, accès) illicite ou accidentelle de données personnelles ayant porté atteinte aux droits des personnes concernées, l’Opérateur, conformément à la partie 3.1 de l’article 21 de la loi n° 152-FZ, en informe Roskomnadzor : dans les vingt-quatre heures suivant la détection de l’incident — de l’incident lui-même, de sa cause présumée, du préjudice présumé et des mesures prises ; dans les soixante-douze heures — des résultats de l’enquête interne et des personnes dont les actes sont à l’origine de l’incident.

L’Opérateur coopère avec le système d’État de détection, de prévention et d’élimination des conséquences des attaques informatiques (GosSOPKA) dans les cas prévus par la loi.

11. Droits de la personne concernée

La personne concernée a le droit : d’obtenir des informations relatives au traitement de ses données personnelles dans la mesure prévue par la partie 7 de l’article 14 de la loi n° 152-FZ ; d’exiger la rectification, le verrouillage ou la destruction de ses données personnelles si elles sont incomplètes, obsolètes, inexactes, obtenues illicitement ou non nécessaires à la finalité déclarée du traitement ; de retirer son consentement au traitement de ses données personnelles ; de s’opposer au traitement à des fins de promotion de services sur le marché ; de contester les actes ou l’inaction de l’Opérateur auprès de Roskomnadzor ou en justice.

La demande de la personne concernée doit contenir les informations prévues par la partie 3 de l’article 14 de la loi n° 152-FZ : le numéro de la pièce d’identité principale de la personne concernée ou de son représentant, la date de délivrance et l’autorité de délivrance ; des informations attestant de la relation de la personne concernée avec l’Opérateur (numéro de demande ou de contrat) ou toute autre information attestant du traitement ; la signature de la personne concernée ou de son représentant.

L’Opérateur examine la demande et y répond dans un délai de dix jours ouvrés à compter de sa réception ; ce délai peut être prolongé de cinq jours ouvrés au plus, moyennant notification motivée adressée à la personne concernée. Toute demande de rectification, de verrouillage ou de destruction des données est exécutée dans un délai n’excédant pas sept jours ouvrés.

Le retrait du consentement et les autres demandes sont adressés à privacy@tranzit3.ru ou à l’adresse postale de l’Opérateur. En cas de retrait du consentement, l’Opérateur peut poursuivre le traitement des données personnelles sans consentement lorsque existent les motifs prévus par la partie 2 de l’article 9 et la partie 2 de l’article 11 de la loi n° 152-FZ, notamment pour l’exécution d’un contrat conclu et le respect de la législation comptable.

12. Cookies et outils d’analyse d’audience

Le Site utilise des cookies — de petits fichiers texte enregistrés dans le navigateur de l’Utilisateur. L’Opérateur utilise deux catégories de cookies. Les cookies strictement nécessaires assurent le fonctionnement du Site, mémorisent la langue et les paramètres de calcul choisis et protègent les formulaires contre les envois automatisés ; leur utilisation repose sur l’intérêt légitime de l’Opérateur et ne requiert pas de consentement distinct. Les cookies analytiques sont utilisés par les outils d’analyse d’audience pour mesurer la fréquentation et la qualité du service ; ils ne sont déposés qu’après consentement de l’Utilisateur.

Lors de sa première visite sur le Site, l’Utilisateur voit s’afficher un bandeau lui permettant d’accepter les cookies analytiques ou de s’en tenir aux cookies strictement nécessaires. Les scripts des outils d’analyse d’audience ne sont pas chargés avant l’obtention du consentement. L’Utilisateur peut modifier son choix à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page du Site.

L’Utilisateur peut également désactiver ou supprimer les cookies au moyen de son navigateur. La désactivation des cookies strictement nécessaires peut limiter l’accès à certaines fonctions du Site.

13. Personne chargée de l’organisation du traitement des données personnelles

Conformément à l’article 22.1 de la loi n° 152-FZ, l’Opérateur a désigné une personne chargée de l’organisation du traitement des données personnelles.

Les demandes relatives au traitement des données personnelles, y compris les demandes des personnes concernées et le retrait du consentement, sont adressées à privacy@tranzit3.ru ou à l’adresse postale de l’Opérateur avec la mention « À l’attention de la personne chargée de l’organisation du traitement des données personnelles ».

14. Coordonnées de l’Opérateur

Opérateur : société à responsabilité limitée «Каргов Лоджистикс» (ООО «Каргов Лоджистикс», Cargov Logistics LLC).

INN 5906181468, OGRN 1245900014007, KPP 590601001.

Adresse du siège : 614056, kraï de Perm, Perm, ul. Solikamskaïa, bâtiment 283, 4e étage, bureau 413 V, Fédération de Russie.

Téléphone : +7 916 120-10-87. E-mail : info@tranzit3.ru. E-mail pour les questions relatives aux données personnelles : privacy@tranzit3.ru. Telegram : @transit3ru.

Autorité de contrôle : Roskomnadzor, 109074, Moscou, Kitaïgorodski proïezd 7, bât. 2 ; site rkn.gov.ru.

15. Modification de la Politique

L’Opérateur peut modifier la présente Politique. La version en vigueur est toujours disponible à l’adresse tranzit3.ru/legal/privacy, avec la date de sa dernière mise à jour.

Les modifications substantielles affectant les droits des personnes concernées sont portées à la connaissance des Utilisateurs par la publication d’un avis sur le Site au moins dix jours avant leur entrée en vigueur.