GosLog, il registro degli spedizionieri e i documenti di trasporto elettronici obbligatori dal 1° settembre 2026

In breve

• ✓Il registro degli spedizionieri sulla piattaforma GosLog è attivo dal 1° marzo 2026: l’iscrizione è obbligatoria per tutte le società e ditte individuali che forniscono servizi di spedizione (Legge federale n. 140-FZ del 07.06.2025, Decreto governativo n. 173 del 20.02.2026).
• ✓Le società già operative al 1° marzo 2026 avevano 60 giorni di calendario per presentare la comunicazione – il termine è scaduto il 30 aprile 2026.
• ✓Operare senza iscrizione rientra nell’art. 11.14.3 del Codice russo degli illeciti amministrativi: sanzioni di 100–300 mila rubli per le persone giuridiche, da 500 mila a 1 milione di rubli in caso di recidiva. Competente è il Rostransnadzor.
• ✓Dal 1° settembre 2026 i documenti di trasporto elettronici diventano obbligatori: lettera di vettura (ETrN) e ordine di trasporto su strada, lettera di vettura aerea, lettera di vettura ferroviaria, nonché istruzione di spedizione, ricevuta dello spedizioniere e ricevuta di magazzino.
• ✓Lo scambio avviene tramite il sistema informativo statale EPD (GIS EPD) attraverso operatori accreditati dal Ministero dei Trasporti – a marzo 2026 erano 12.
• ✓L’obbligo riguarda il trasporto all’interno della Russia. Sulla tratta transfrontaliera continuano ad applicarsi CMR (strada), AWB ed e-AWB (aereo) e lettere di vettura CIM/SMGS (ferrovia).
• ✓Prossima fase: un registro dei vettori dal 1° marzo 2027 per veicoli oltre 3,5 tonnellate.

Verificato rispetto alla normativa vigente il 20 agosto 2026

Aliquote, scadenze ed elenchi cambiano – confermiamo cosa si applica alla Sua spedizione alla data di partenza.

Cosa è cambiato: dal mercato libero al registro

Fino al 2026 l’attività di spedizione in Russia non era soggetta a licenza né ad autorizzazioni specifiche: qualsiasi impresa registrata poteva operare come spedizioniere. La Legge federale n. 140-FZ del 07.06.2025 ha riscritto la legge fondamentale n. 87-FZ «Sull’attività di spedizione» e ha introdotto un registro statale degli spedizionieri.

Il registro è tenuto sulla piattaforma GosLog. Il sistema è gestito dal Ministero dei Trasporti, mentre registro e vigilanza sono affidati al Rostransnadzor. La procedura di iscrizione è stabilita dal Decreto governativo n. 173 del 20.02.2026.

L’iscrizione è obbligatoria per tutte le società e ditte individuali che forniscono servizi di spedizione, che prendano in carico la merce o si limitino a organizzare il trasporto. Sono coinvolti sia gli spedizionieri classici sia gli intermediari logistici che operano su base di agenzia.

Per l’iscrizione una società deve soddisfare diverse condizioni: non più di due illeciti amministrativi nell’attività di spedizione nell’ultimo anno, nessuna condanna penale non estinta del suo responsabile per reati economici e informazioni veritiere nella comunicazione.

Scadenze già passate

Il registro è partito il 1° marzo 2026. Le società operative a quella data avevano 60 giorni di calendario per presentare la comunicazione – il periodo è scaduto il 30 aprile 2026. I nuovi operatori presentano la comunicazione prima di iniziare a fornire servizi.

Dal 1° marzo 2026 operare senza iscrizione nel registro è punito ai sensi dell’art. 11.14.3 del Codice degli illeciti amministrativi: da 100 a 300 mila rubli per le persone giuridiche, da 500 mila a 1 milione di rubli in caso di recidiva, con importi separati per i funzionari. Oltre alla sanzione, si applica il divieto di fornire servizi di spedizione.

La prossima tappa è il 1° settembre 2026, quando inizia lo scambio obbligatorio di documenti elettronici. E un’altra – il 1° marzo 2027 – quando parte un registro analogo dei vettori con veicoli di massa massima autorizzata superiore a 3,5 tonnellate.

Documenti di trasporto elettronici obbligatori dal 1° settembre 2026

Dal 1° settembre 2026 i documenti di trasporto si emettono in formato elettronico. Per il trasporto su strada si tratta della lettera di vettura (ETrN) e dell’ordine di trasporto; per l’aereo della lettera di vettura aerea; per la ferrovia della lettera di vettura ferroviaria.

Un gruppo a parte riguarda la spedizione con qualsiasi modalità: istruzione di spedizione, ricevuta dello spedizioniere e ricevuta di magazzino. Per il proprietario della merce significa che lo scambio di scansioni via email non basta più a documentare il rapporto con uno spedizioniere.

Lo scambio non avviene direttamente, ma tramite il sistema informativo statale dei documenti di trasporto elettronici (GIS EPD). Tra le parti e il sistema operano operatori accreditati dal Ministero dei Trasporti: a marzo 2026 erano dodici, e il ministero pubblica l’elenco aggiornato. Ogni parte firma la propria parte del documento con una firma elettronica qualificata, dopodiché il documento firmato compare nel sistema comune.

Conclusione pratica: collegarsi a un operatore di documenti elettronici e impostare lo scambio non è un compito di un giorno. Se un’azienda scambia ancora carta o scansioni con il proprio fornitore logistico, deve iniziare adesso, non nella prima settimana di settembre.

Cosa succede al trasporto internazionale e alla CMR

È la domanda più frequente di importatori ed esportatori, e la risposta è chiara: la Legge n. 140-FZ applica l’obbligo dei documenti elettronici al trasporto all’interno della Federazione Russa. La tratta transfrontaliera è disciplinata da accordi internazionali, che continuano ad applicarsi.

Sulla tratta stradale internazionale resta la lettera di vettura CMR ai sensi della Convenzione sul contratto di trasporto internazionale di merci su strada; per l’aereo AWB ed e-AWB; per la ferrovia le lettere di vettura CIM/SMGS. Se la merce viaggia con un’unica lettera di vettura internazionale dal mittente estero al destinatario in Russia, per quella tratta non serve un’ETrN. Per Lei come esportatore non cambia nulla: consegna la merce contro CMR come sempre.

La sfumatura che costa denaro viene dopo. Se un vettore estero porta la merce fino al confine o a un magazzino di custodia temporanea, e poi la merce prosegue in Russia con un trasporto russo in base a un contratto separato, si tratta di trasporto interno, che dal 1° settembre va documentato con un’ETrN tramite GIS EPD. Lo stesso vale per la consegna dal terminal al magazzino del destinatario dopo lo svincolo.

Per gli schemi tipici che gestiamo – groupage dall’Europa, trasporto su strada dalla Cina, container marittimi scaricati in porto – ciò significa che la catena documentale si divide: la parte internazionale su CMR, la tratta russa e la movimentazione di magazzino in forma elettronica.

Come verificare uno spedizioniere e perché conta per il proprietario della merce

Lo spedizioniere è responsabile della propria iscrizione, ma le conseguenze del lavorare con un fornitore non iscritto ricadono anche sul cliente. Il primo rischio è operativo: allo spedizioniere può essere vietato di fornire servizi, e la consegna si ferma a metà percorso. Il secondo è fiscale: i costi di un contratto con una controparte che non era autorizzata a fornire quei servizi diventano un facile bersaglio nei controlli sulla detrazione IVA e sulla giustificazione dei costi.

La verifica richiede pochi passaggi. Chieda al fornitore la sua iscrizione nel registro e la verifichi sulla piattaforma GosLog. Si informi a quale operatore EPD accreditato è collegato e se è pronto a emettere istruzioni di spedizione e ricevute dello spedizioniere in formato elettronico dal 1° settembre. Si assicuri che i dati del contratto corrispondano a quelli del registro.

Conviene anche concordare come verrà documentata la tratta russa dopo il 1° settembre: chi emette l’ETrN, tramite quale operatore e cosa fare in caso di guasto del sistema. Il silenzio su queste domande ad agosto 2026 è di per sé un segnale eloquente sulla preparazione della controparte. Se sono coinvolti più fornitori, li verifichi tutti insieme e registri il risultato: sostituire uno spedizioniere a metà consegna costa più di una verifica preventiva.

Cosa cambia lavorando con noi

Lavoriamo con un contratto di spedizione e scambiamo documenti in formato elettronico, quindi il passaggio ai documenti di trasporto elettronici non cambia il processo di approvazione per i nostri clienti: prenotazione, preventivo e documenti di chiusura sono già elettronici.

Nel preventivo e nel contratto separiamo la tratta internazionale dal trasporto all’interno della Russia – esattamente la distinzione necessaria per una documentazione corretta dopo il 1° settembre: la parte internazionale è coperta dalla CMR, quella russa dalla lettera di vettura elettronica.

La nostra iscrizione nel registro, i dati contrattuali e l’operatore di documenti elettronici che utilizziamo vengono forniti su richiesta prima della firma del contratto. È una parte normale della due diligence sulle controparti e conviene richiederla a qualsiasi partner logistico, non solo a noi.

Date chiave e sanzioni: GosLog e documenti di trasporto elettronici

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