Non vuole presentare l’EX1 da sé? Cosa succede con EXW – e come funziona lo sdoganamento all’esportazione a distanza

Che cos’è l’EX1 e perché senza di essa la merce non può lasciare l’UE

EX1 è il nome comune della dichiarazione doganale di esportazione presentata nel Paese di spedizione quando la merce lascia l’Unione europea. Dopo il controllo dei documenti, l’ufficio doganale di esportazione assegna un MRN (Movement Reference Number), con cui il movimento viene tracciato finché la merce non esce fisicamente dal territorio dell’UE.

L’ufficio di esportazione trasmette i dati dello svincolo all’ufficio di uscita, e la dichiarazione viene chiusa solo dopo la conferma dell’uscita. Per Lei, come venditore, questo stesso documento è la prova di esportazione che consente la non imponibilità IVA della vendita: è quindi interesse di entrambe le parti che la dichiarazione venga chiusa correttamente e nei tempi. Se non viene chiusa, l’amministrazione fiscale può in seguito applicare l’IVA a una vendita che Lei ha trattato come esportazione – un motivo in più per risolvere la questione EX1 prima della spedizione, non dopo.

Per l’acquirente in Russia il punto pratico è un altro: senza una dichiarazione di esportazione aperta e chiusa correttamente la merce non può lasciare legalmente il Suo magazzino, per quanto pronta sia la parte russa.

Perché i fornitori rifiutano lo sdoganamento all’esportazione

Il rifiuto di presentare l’EX1 è frequente, soprattutto tra piccoli produttori e distributori che non hanno mai gestito esportazioni in proprio: significa più burocrazia, un contratto separato con un agente doganale e una responsabilità che è più comodo passare all’acquirente.

Un secondo schema è la vendita solo EXW (Ex Works), con cui gli Incoterms pongono lo sdoganamento all’esportazione a carico dell’acquirente. Sulla carta sembra neutrale, ma per un acquirente fuori dall’UE è un problema reale: non è presente nel Suo magazzino e non può presentare la dichiarazione senza un intermediario locale. Un terzo caso, più raro, è il fornitore che ha già subito ritardi o rettifiche IVA sulle esportazioni e preferisce trasferire tutta la responsabilità all’acquirente insieme alla merce.

EXW o FCA: la causa di fondo

La differenza tra EXW e FCA (Free Carrier) secondo gli Incoterms 2020 sta proprio in chi si occupa dello sdoganamento all’esportazione. Con EXW l’acquirente si assume formalmente l’intero processo di esportazione, compresa la dichiarazione nel Paese del venditore; con FCA il venditore consegna la merce già sdoganata all’esportazione.

Il problema di EXW nelle operazioni transfrontaliere è noto: un acquirente senza registrazione o presenza nel Paese del venditore non può agire come dichiarante secondo la normativa doganale UE locale – l’esportatore è di norma un soggetto stabilito nel Paese di spedizione. Per questo nelle operazioni internazionali tra territori doganali diversi si raccomanda FCA anziché EXW. Se un fornitore insiste su EXW e rifiuta anche di occuparsi dell’esportazione, le parti sono bloccate; in pratica lo stallo si risolve coinvolgendo un agente doganale indipendente nel Paese di spedizione.

Come si presenta l’EX1 a distanza senza il Suo coinvolgimento

Presentiamo le dichiarazioni di esportazione a distanza tramite agenti doganali nel Paese di spedizione – da 450 € senza trasporto, quindi il servizio non dipende dalla rotta che la merce prenderà in seguito. All’agente serve da Lei un set di documenti: fattura commerciale, packing list e dati societari dell’esportatore – ma non la Sua partecipazione alla presentazione.

Se la merce passa comunque dal nostro magazzino di Rotterdam, i servizi si combinano e l’EX1 costa 150 €, perché i documenti vengono presentati sul posto dagli specialisti che ricevono e consolidano la spedizione. La differenza di 300 € è in sostanza la differenza tra una procedura a distanza autonoma e uno sdoganamento integrato in un processo di magazzino già esistente.

In breve: Lei fornisce i documenti e conferma l’operazione; l’onere amministrativo che La portava a rifiutare lo sdoganamento all’esportazione passa a noi.

T1 e chiusura della dichiarazione alla frontiera

Un caso a parte riguarda merci non di origine UE, ad esempio importate in precedenza da un Paese terzo e rivendute senza immissione in libera pratica nell’UE. Viaggiano con un documento di transito T1, che accompagna la spedizione sotto controllo doganale da un ufficio all’altro fino all’uscita dall’Unione.

Il T1 si usa in particolare quando la merce attraversa più Paesi UE verso la frontiera senza sdoganamento in un punto intermedio. Si chiude, come l’MRN di un’EX1, all’ufficio di uscita, dove la dogana registra l’uscita fisica. I casi T1 richiedono una preparazione più accurata e più tempo: ci comunichi quindi già in fase di preventivo se la merce è di origine UE o è stata importata da un Paese terzo – da questo dipende se serve il T1, e cambiano sia i costi sia i tempi.

Groupage da più fornitori

Quando merci di più fornitori di diversi Paesi UE vengono consolidate in un unico magazzino, la spedizione di ciascun venditore richiede in genere una propria dichiarazione di esportazione, anche se poi tutti i pallet viaggiano in un solo camion o container. I documenti si possono riunire in un’unica dichiarazione solo se tutte le merci appartengono formalmente a un unico speditore o esportatore.

Per questo i nostri magazzini di consolidamento a Rotterdam, Varsavia e Vilnius gestiscono l’EX1 come servizio separato per ogni spedizione in entrata. Tentare di risparmiare dichiarando le merci di più venditori su un’unica dichiarazione non funziona: se lo speditore effettivo non corrisponde ai dati della dichiarazione, la dogana di esportazione blocca lo svincolo fino al chiarimento, ritardando l’intera spedizione consolidata. Ci comunichi in anticipo quanti speditori distinti sono coinvolti, così numero e costo delle dichiarazioni sono chiari prima della spedizione.

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