No quiere tramitar la EX1: qué hacer cuando vende EXW a un cliente ruso
Muchos proveedores de la UE prefieren no ocuparse de la declaración de exportación EX1 o venden en condiciones EXW. Explicamos por qué eso crea un problema en la práctica y cómo lo resolvemos: tramitamos la EX1 a distancia con un agente de aduanas y usted solo aporta los documentos.
Qué es la EX1 y por qué sin ella la mercancía no puede salir de la UE
EX1 es el nombre coloquial de la declaración de exportación que se presenta en el país de expedición cuando la mercancía sale de la Unión Europea. Tras comprobar los documentos, la aduana de exportación asigna a la declaración un número MRN (Master Reference Number), el identificador con el que se sigue el movimiento de la carga hasta que abandona físicamente el territorio de la UE.
La declaración de exportación no es un simple trámite: la aduana que autoriza la exportación transmite los datos al punto de salida real, y solo cuando se confirma la salida se cierra la declaración. Para usted, como proveedor en la UE, ese mismo documento es la prueba que le permite no repercutir IVA en la venta de exportación. Por eso a ambas partes les interesa que la declaración se cierre bien y a tiempo.
Para el importador en Rusia, la EX1 tiene otra importancia práctica: sin una declaración de exportación correctamente abierta y cerrada, la mercancía no puede salir legalmente de su almacén, por muy listos que estén los documentos del lado ruso. La falta de salida confirmada le afecta también a usted: si la declaración no se cierra, la Agencia Tributaria puede liquidar a posteriori el IVA de una venta que usted consideraba exportación. Otro motivo para resolver la EX1 antes de la carga y no después.
Por qué muchos proveedores prefieren no ocuparse de la exportación
Es una situación frecuente, sobre todo en pequeños fabricantes y distribuidores que nunca han tramitado sus propias exportaciones: para ellos supone carga administrativa, un contrato aparte con un agente de aduanas y una responsabilidad que resulta más cómodo trasladar al comprador.
La segunda variante: el proveedor vende sin problema, pero insiste en EXW (Ex Works, «en fábrica»), condición en la que, según la lógica de Incoterms, el trámite de exportación corresponde al comprador y no al vendedor. Sobre el papel parece neutral, pero para un comprador fuera de la UE es un problema real: no está presente en el almacén del vendedor y no puede organizar la presentación de la declaración sin un intermediario local.
Un tercer caso, menos frecuente: el proveedor ya ha sufrido retrasos o liquidaciones adicionales en exportaciones anteriores y prefiere no ocuparse del trámite. Si su duda es de cumplimiento normativo, conviene saber que solo trabajamos con mercancías no sujetas a sanciones de la UE, el Reino Unido, Suiza o EE. UU., y que comprobamos el código SA/TARIC y a todas las partes antes de aceptar un envío. Si una mercancía está restringida, no se exporta por ninguna vía.
EXW o FCA: dónde está la causa de fondo
La diferencia entre EXW y FCA (Free Carrier) en Incoterms 2020 está justamente en quién responde del trámite de exportación. En EXW, el comprador asume formalmente todo el proceso de exportación, incluida la declaración en el país del vendedor; en FCA, esa obligación es del vendedor, que entrega la mercancía con la exportación ya tramitada.
El problema de EXW en operaciones internacionales es conocido: un comprador sin registro ni presencia en el país del vendedor no puede actuar como declarante según la normativa aduanera de la UE; el exportador suele tener que ser una persona establecida en el país de expedición. Por esa incoherencia se recomienda usar FCA en lugar de EXW cuando las partes están en territorios aduaneros distintos.
Conclusión práctica: si usted vende EXW y a la vez no quiere tramitar la exportación, la operación entra en un callejón sin salida que no se resuelve discutiendo quién tiene razón según el contrato, sino incorporando un agente de aduanas independiente en el país de expedición. Así se cierra esta situación en la práctica.
Cómo tramitamos la EX1 a distancia
Tranzit3 abre la declaración de exportación a distancia a través de agentes de aduanas en el país de expedición, desde 450 €, sin necesidad de contratar el transporte con nosotros: el servicio no depende de la ruta que siga después la carga. El agente necesita de usted el paquete documental —factura, packing list y datos de la empresa exportadora—, pero no que usted participe en la presentación de la declaración.
Si la carga pasa de todos modos por nuestro almacén de Róterdam, lo lógico es combinar ambos servicios: la EX1 cuesta entonces 150 €, porque los documentos los presenta en el sitio el mismo equipo que recibe y consolida la partida. La diferencia entre 450 € y 150 € es, en esencia, la diferencia entre un trámite aparte y otro integrado en el proceso del almacén.
En la práctica basta con que usted facilite los documentos y confirme la venta: el agente se encarga del trámite aduanero. Eso le quita justo la carga que le hacía dudar, y usted recibe la prueba de salida para justificar la exención de IVA.
T1 y cierre de la declaración en la frontera
Un caso aparte es cuando la mercancía que está en la UE no es de origen comunitario, por ejemplo porque se importó antes de un tercer país y se revende sin despacharla a libre práctica en la UE. Para estas cargas se usa el documento de tránsito T1, que acompaña a la partida bajo control aduanero de una aduana a otra hasta que sale físicamente del territorio de la Unión.
El T1 se aplica, entre otros casos, cuando la carga cruza varios países de la UE camino de la frontera sin despacho aduanero en un punto intermedio, es decir, sigue bajo control aduanero hasta la salida. El T1 se cierra, igual que el MRN de una EX1, en el punto real de salida, donde la aduana registra la salida física de la partida.
Los casos con T1 exigen preparar los documentos con más antelación: el procedimiento es más complejo que una exportación normal y el agente necesita más tiempo. Al pedir la cotización, indique si se trata de mercancía de origen comunitario o de una partida importada antes de un tercer país: ese detalle determina si hará falta un T1 además de la declaración habitual y cambia coste y plazo.
Grupajes de varios proveedores
Si en un almacén de consolidación se reúne mercancía de varios proveedores de distintos países de la UE, por regla general cada partida de cada vendedor necesita su propia declaración de exportación, aunque después todos los palés viajen en el mismo camión o contenedor. Solo se pueden agrupar en una declaración cuando todas las cargas pertenecen formalmente a un mismo expedidor o exportador.
Por eso los almacenes de consolidación de Róterdam, Varsovia y Vilna tramitan la EX1 como servicio aparte para cada partida de entrada, y no como un único documento para todo el grupaje: es la única forma que supera el control al cerrar la declaración en la frontera. Intentar ahorrar agrupando partidas de distintos vendedores en una declaración no funciona: si el expedidor real no coincide con los datos declarados, la aduana de exportación detiene el levante hasta aclararlo, y eso retrasa todo el envío consolidado, no solo un palé.
Si su cliente compra a varios proveedores a la vez, conviene indicar de antemano cuántos expedidores distintos participan en la partida, para que el número de declaraciones y su coste se conozcan antes de la carga y no aparezcan en la factura final.
Preguntas frecuentes sobre la EX1
¿Puede el comprador ruso tramitar él mismo la EX1?
No: el declarante debe ser una persona establecida en el país de expedición y con número EORI, así que el trámite siempre lo lleva un agente local, no el comprador directamente.
Estoy dispuesto a dar los documentos, pero no quiero presentar la declaración. ¿Es viable?
Sí, es la situación estándar para la que existe la tramitación a distancia: de usted solo se necesitan factura, packing list y datos de la empresa; el agente presenta la declaración.
¿Cuánto tarda la EX1 a distancia y tiene que hacerla el mismo transitario que lleva la carga?
El plazo depende del país y de la carga de trabajo de la aduana local, así que conviene empezar antes de la fecha de expedición. Formalmente son servicios independientes, pero resulta más cómodo y barato cuando agente y transportista trabajan en la misma cadena y sincronizan los documentos directamente.
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