Vous ne voulez pas déposer l’EX1 vous-même ? Ce qui se passe en EXW — et comment fonctionne le dédouanement export à distance
De nombreux fournisseurs de l’UE refusent de déposer la déclaration d’export EX1 ou ne vendent qu’en EXW. Voici pourquoi cela crée une impasse pour un acheteur situé hors de l’UE, et la solution qui fonctionne : le dédouanement export à distance par un commissionnaire en douane, sans aucune formalité douanière de votre côté.
Ce qu’est l’EX1 et pourquoi la marchandise ne peut pas quitter l’UE sans elle
EX1 est le nom courant de la déclaration en douane d’exportation déposée dans le pays d’expédition lorsque la marchandise quitte l’Union européenne. Après contrôle des documents, le bureau de douane d’exportation attribue un MRN (Movement Reference Number), qui permet de suivre le mouvement jusqu’à la sortie physique de la marchandise du territoire de l’UE.
Le bureau d’exportation transmet les données de mainlevée au bureau de sortie, et la déclaration n’est apurée qu’une fois la sortie confirmée. Pour vous, en tant que vendeur, ce même document constitue la preuve d’exportation qui permet l’exonération de TVA à l’export sur la vente : les deux parties ont donc intérêt à ce que la déclaration soit apurée correctement et dans les délais. Si elle ne l’est pas, l’administration fiscale peut ensuite réclamer la TVA sur une vente que vous avez traitée comme une exportation — une raison de plus de régler la question de l’EX1 avant l’expédition, et non après.
Pour l’acheteur en Russie, l’enjeu pratique est autre : sans déclaration d’export correctement ouverte et apurée, la marchandise ne peut pas légalement quitter votre entrepôt, aussi prêt que soit le côté russe.
Pourquoi les fournisseurs refusent le dédouanement export
Refuser de déposer l’EX1 est fréquent, surtout chez les petits fabricants et distributeurs qui n’ont jamais géré eux-mêmes leurs exportations : cela représente une charge administrative supplémentaire, un contrat distinct avec un commissionnaire en douane et une responsabilité qu’il est plus simple de transférer à l’acheteur.
Un deuxième cas de figure est la vente exclusivement en EXW (Ex Works), où les Incoterms mettent le dédouanement export à la charge de l’acheteur. Sur le papier, cela paraît neutre, mais pour un acheteur situé hors de l’UE c’est un vrai problème : il n’est pas présent à votre entrepôt et ne peut pas déposer la déclaration sans intermédiaire local. Un troisième cas, plus rare, est celui du fournisseur qui a déjà subi des retards ou des redressements de TVA à l’export et préfère transférer toute la responsabilité à l’acheteur en même temps que la marchandise.
EXW ou FCA : la cause profonde
La différence entre EXW et FCA (Free Carrier) dans les Incoterms 2020 tient précisément à la question de savoir qui prend en charge le dédouanement export. En EXW, l’acheteur assume formellement l’ensemble du processus d’exportation, y compris la déclaration dans le pays du vendeur ; en FCA, le vendeur livre la marchandise dédouanée à l’export.
Le problème de l’EXW dans les opérations transfrontalières est bien connu : un acheteur sans immatriculation ni présence dans le pays du vendeur ne peut pas agir en tant que déclarant au regard du droit douanier local de l’UE — l’exportateur est normalement une personne établie dans le pays d’expédition. C’est pourquoi on recommande le FCA plutôt que l’EXW pour les opérations internationales entre territoires douaniers différents. Si un fournisseur tient à l’EXW tout en refusant de s’occuper de l’export, les parties sont bloquées ; en pratique, l’impasse se résout en faisant appel à un commissionnaire en douane indépendant dans le pays d’expédition.
Comment l’EX1 est déposée à distance sans votre intervention
Nous déposons les déclarations d’export à distance par l’intermédiaire de commissionnaires en douane du pays d’expédition — à partir de 450 € hors transport, si bien que le service ne dépend pas de l’itinéraire que la marchandise emprunte ensuite. Le commissionnaire a besoin de quelques documents de votre part : facture commerciale, liste de colisage et coordonnées de la société exportatrice — mais pas de votre participation au dépôt lui-même.
Si la marchandise passe de toute façon par notre entrepôt de Rotterdam, les services sont combinés et l’EX1 coûte 150 €, car les documents sont déposés sur place par les spécialistes qui réceptionnent et consolident l’envoi. L’écart de 300 € correspond essentiellement à la différence entre une procédure à distance autonome et un dédouanement intégré à un processus d’entrepôt existant.
En résumé, vous fournissez les documents et confirmez l’opération ; la charge administrative qui vous faisait refuser le dédouanement export passe de notre côté.
T1 et apurement de la déclaration à la frontière
Un cas à part concerne les marchandises qui ne sont pas d’origine UE, par exemple importées auparavant d’un pays tiers et revendues sans mise en libre pratique dans l’UE. Elles circulent sous document de transit T1, qui accompagne l’envoi sous contrôle douanier d’un bureau à l’autre jusqu’à sa sortie de l’Union.
Le T1 est utilisé notamment lorsque la marchandise traverse plusieurs pays de l’UE jusqu’à la frontière sans dédouanement en un point intermédiaire. Il est apuré, comme le MRN d’une EX1, au bureau de sortie où la douane enregistre le départ physique. Les dossiers T1 demandent une préparation plus soignée et plus de temps : indiquez-nous donc dès le stade du devis si la marchandise est d’origine UE ou a été importée d’un pays tiers — cela détermine si un T1 est nécessaire et modifie à la fois le coût et les délais.
Groupage de plusieurs fournisseurs
Lorsque les marchandises de plusieurs fournisseurs situés dans différents pays de l’UE sont consolidées dans un même entrepôt, l’envoi de chaque vendeur nécessite en général sa propre déclaration d’export, même si toutes les palettes voyagent ensuite dans le même camion ou le même conteneur. Les documents ne peuvent être regroupés en une seule déclaration que si toute la marchandise appartient formellement à un seul expéditeur ou exportateur.
C’est pourquoi nos entrepôts de consolidation de Rotterdam, Varsovie et Vilnius traitent l’EX1 comme un service distinct pour chaque envoi entrant. Chercher à économiser en déclarant les marchandises de plusieurs vendeurs sur une seule déclaration ne fonctionne pas : si l’expéditeur réel ne correspond pas aux données de la déclaration, la douane d’exportation bloque la mainlevée jusqu’à régularisation, ce qui retarde tout l’envoi consolidé. Indiquez-nous à l’avance combien d’expéditeurs distincts sont concernés, afin que le nombre de déclarations et leur coût soient clairs avant l’expédition.
Questions et réponses
L’acheteur en Russie peut-il déposer l’EX1 à la place du fournisseur ?
Non. Le déclarant doit être une personne établie dans le pays d’expédition et disposant d’un numéro EORI : la procédure est donc toujours prise en charge par un commissionnaire local, et non directement par l’acheteur.
Je veux bien fournir les documents, mais pas déposer la déclaration moi-même. Cela suffit-il ?
Oui, c’est précisément le principe de l’EX1 à distance : nous avons besoin de votre facture, de votre liste de colisage et des coordonnées de votre société, et le commissionnaire se charge du dépôt.
Combien de temps prend le dépôt d’une EX1 à distance ?
Cela dépend du pays d’expédition et de la charge du bureau de douane local. Commencez à préparer les documents avant la date d’enlèvement plutôt qu’au dernier moment.
L’EX1 doit-elle être déposée par le transitaire qui achemine la marchandise en Russie ?
Formellement, ce sont des services indépendants, mais c’est moins cher et plus simple lorsque le commissionnaire en douane et le transporteur travaillent dans une même chaîne et synchronisent directement les documents.
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