Sie möchten die EX1 nicht selbst abgeben? Was bei EXW passiert – und wie die Ausfuhrabfertigung aus der Ferne funktioniert
Viele Lieferanten in der EU lehnen es ab, die Ausfuhranmeldung EX1 abzugeben, oder verkaufen nur EXW. Hier lesen Sie, warum das für einen Käufer außerhalb der EU eine Sackgasse ist – und wie die funktionierende Lösung aussieht: Ausfuhrabfertigung aus der Ferne durch einen Zollagenten, ganz ohne Zollarbeit auf Ihrer Seite.
Was die EX1 ist und warum Waren ohne sie die EU nicht verlassen können
EX1 ist die gängige Bezeichnung der Ausfuhranmeldung, die im Versandland abgegeben wird, wenn Waren die Europäische Union verlassen. Nach Prüfung der Unterlagen vergibt die Ausfuhrzollstelle eine MRN (Movement Reference Number), anhand derer die Sendung verfolgt wird, bis sie das EU-Gebiet physisch verlässt.
Die Ausfuhrzollstelle übermittelt die Überlassungsdaten an die Ausgangszollstelle, und die Anmeldung wird erst nach bestätigtem Ausgang erledigt. Für Sie als Verkäufer ist genau dieses Dokument der Ausfuhrnachweis, der die Umsatzsteuerbefreiung des Verkaufs ermöglicht – daher liegt es im Interesse beider Parteien, dass die Anmeldung korrekt und rechtzeitig erledigt wird. Wird sie nicht erledigt, kann das Finanzamt später Umsatzsteuer auf einen Verkauf erheben, den Sie als Ausfuhr behandelt haben – ein weiterer Grund, die EX1-Frage vor dem Versand zu klären und nicht danach.
Für den Käufer in Russland zählt praktisch etwas anderes: Ohne korrekt eröffnete und erledigte Ausfuhranmeldung kann die Ware Ihr Lager nicht rechtmäßig verlassen, egal wie gut die russische Seite vorbereitet ist.
Warum Lieferanten die Ausfuhrabfertigung ablehnen
Die Ablehnung der EX1 ist verbreitet, vor allem bei kleineren Herstellern und Händlern, die noch nie selbst exportiert haben: Sie bedeutet zusätzlichen Verwaltungsaufwand, einen separaten Vertrag mit einem Zollagenten und eine Verantwortung, die man leichter an den Käufer weitergibt.
Ein zweites Muster ist der Verkauf ausschließlich EXW (Ex Works), bei dem die Incoterms die Ausfuhrabfertigung dem Käufer zuweisen. Auf dem Papier wirkt das neutral, für einen Käufer außerhalb der EU ist es aber ein echtes Problem: Er ist in Ihrem Lager nicht präsent und kann die Anmeldung ohne lokalen Vermittler nicht abgeben. Ein dritter, seltenerer Fall ist ein Lieferant, der bei Ausfuhren schon Verzögerungen oder Umsatzsteuernachforderungen erlebt hat und die gesamte Verantwortung lieber mit der Ware an den Käufer übergibt.
EXW oder FCA: die eigentliche Ursache
Der Unterschied zwischen EXW und FCA (Free Carrier) nach Incoterms 2020 liegt genau darin, wer die Ausfuhrabfertigung übernimmt. Bei EXW übernimmt der Käufer formal den gesamten Ausfuhrprozess einschließlich der Anmeldung im Land des Verkäufers; bei FCA liefert der Verkäufer die Ware zur Ausfuhr abgefertigt.
Das Problem von EXW bei grenzüberschreitenden Geschäften ist bekannt: Ein Käufer ohne Registrierung oder Präsenz im Land des Verkäufers kann nach dem lokalen EU-Zollrecht nicht als Anmelder auftreten – Ausführer ist in der Regel eine im Versandland ansässige Person. Deshalb wird für internationale Geschäfte zwischen verschiedenen Zollgebieten FCA statt EXW empfohlen. Besteht ein Lieferant auf EXW und lehnt zugleich die Ausfuhr ab, stecken die Parteien fest; in der Praxis löst man diese Blockade, indem ein unabhängiger Zollagent im Versandland hinzugezogen wird.
So wird die EX1 aus der Ferne ohne Ihre Mitwirkung abgegeben
Wir geben Ausfuhranmeldungen aus der Ferne über Zollagenten im Versandland ab – ab 450 € ohne Transport, sodass die Leistung nicht davon abhängt, auf welcher Route die Ware weiterreist. Der Agent braucht von Ihnen einen Satz Unterlagen: Handelsrechnung, Packliste und die Firmendaten des Ausführers – aber nicht Ihre Beteiligung an der Anmeldung selbst.
Läuft die Ware ohnehin über unser Lager in Rotterdam, werden die Leistungen kombiniert und die EX1 kostet 150 €, weil die Unterlagen vor Ort von den Fachleuten eingereicht werden, die die Sendung annehmen und konsolidieren. Die Differenz von 300 € ist im Kern der Unterschied zwischen einem eigenständigen Fernverfahren und einer Abfertigung, die in einen bestehenden Lagerprozess eingebunden ist.
Kurz gesagt: Sie stellen die Unterlagen bereit und bestätigen das Geschäft; der Verwaltungsaufwand, wegen dessen Sie die Ausfuhrabfertigung abgelehnt haben, geht auf unsere Seite über.
T1 und die Erledigung der Anmeldung an der Grenze
Ein Sonderfall sind Waren ohne EU-Ursprung, etwa zuvor aus einem Drittland eingeführte und ohne Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr der EU weiterverkaufte Waren. Sie reisen mit einem Versandschein T1, der die Sendung unter Zollüberwachung von einer Zollstelle zur nächsten begleitet, bis sie die Union verlässt.
T1 wird insbesondere genutzt, wenn Waren auf dem Weg zur Grenze mehrere EU-Länder ohne Zollabfertigung an einem Zwischenpunkt durchqueren. Es wird – wie die MRN einer EX1 – an der Ausgangszollstelle erledigt, an der der Zoll den physischen Ausgang erfasst. T1-Fälle erfordern sorgfältigere Vorbereitung und mehr Zeit; teilen Sie uns daher schon bei der Angebotsanfrage mit, ob die Ware EU-Ursprung hat oder aus einem Drittland eingeführt wurde – davon hängt ab, ob T1 nötig ist, und es verändert Kosten und Laufzeit.
Sammelgut von mehreren Lieferanten
Werden Waren mehrerer Lieferanten aus verschiedenen EU-Ländern in einem Lager konsolidiert, braucht die Sendung jedes Verkäufers in der Regel eine eigene Ausfuhranmeldung, auch wenn alle Paletten anschließend in einem Lkw oder Container reisen. Unterlagen lassen sich nur dann in einer Anmeldung zusammenfassen, wenn alle Waren formal einem Versender bzw. Ausführer gehören.
Deshalb behandeln unsere Konsolidierungslager in Rotterdam, Warschau und Vilnius die EX1 als eigene Leistung für jede eingehende Sendung. Der Versuch, Waren mehrerer Verkäufer auf einer Anmeldung zu deklarieren, um zu sparen, funktioniert nicht: Weicht der tatsächliche Versender von den Angaben der Anmeldung ab, stoppt der Ausfuhrzoll die Überlassung bis zur Klärung und verzögert die gesamte Sammelsendung. Teilen Sie uns vorab mit, wie viele getrennte Versender beteiligt sind, damit Anzahl und Kosten der Anmeldungen vor dem Versand feststehen.
Fragen und Antworten
Kann der Käufer in Russland die EX1 anstelle des Lieferanten abgeben?
Nein. Anmelder muss eine im Versandland ansässige Person mit EORI-Nummer sein; das Verfahren übernimmt daher immer ein lokaler Agent, nicht der Käufer direkt.
Ich stelle Unterlagen bereit, möchte die Anmeldung aber nicht selbst abgeben. Reicht das?
Ja, genau dafür gibt es die EX1-Abgabe aus der Ferne: Wir brauchen Ihre Rechnung, Packliste und Firmendaten, die Anmeldung übernimmt der Agent.
Wie lange dauert die EX1-Abgabe aus der Ferne?
Das hängt vom Versandland und von der Auslastung der örtlichen Zollstelle ab. Beginnen Sie mit der Vorbereitung der Unterlagen vor dem Abholtermin und nicht im letzten Moment.
Muss die EX1 von derselben Spedition abgegeben werden, die die Ware nach Russland befördert?
Formal sind das unabhängige Leistungen, aber es ist günstiger und einfacher, wenn Zollagent und Frachtführer in einer Kette arbeiten und die Unterlagen direkt abstimmen.
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