Checklist de la première livraison vers la Russie

À qui s’adresse cette checklist

Vous avez trouvé un acheteur en Russie et préparez votre première livraison. Une partie des points ci-dessous relève de votre client, l’importateur — classement tarifaire, contrôle des changes, certification, paiement des droits. Mais la plupart dépendent directement de ce que vous lui fournissez : une facture cohérente, une liste de colisage exacte, un emballage adapté, les codes de marquage apposés avant la frontière.

Passer cette liste en revue ensemble avant la signature du contrat évite la plupart des blocages en douane. Envois à partir de 50 kg (aérien sans limite de poids), B2B uniquement.

1. Avant la signature du contrat

1. 1Vérifiez les parties
   Documents d’enregistrement, licence d’exportation (pour la Chine), année de création, fabricant ou négociant. Demandez des références clients ; pour une nouvelle relation, prévoyez un lot d’essai. Côté fournisseur, vérifiez aussi votre acheteur et l’utilisateur final au regard des sanctions de l’UE, du Royaume-Uni, de la Suisse et des États-Unis — nous le faisons de notre côté avant toute cotation.
2. 2Déterminez le code TN VED à l’avance
   Du code dépendent le droit de douane, la TVA et les documents d’autorisation. Des codes voisins peuvent entraîner des écarts de paiements considérables : le classement doit être confirmé par un déclarant avant la signature du contrat, et non après l’arrivée de la marchandise. Votre description technique et votre code SH à 6 chiffres sont le point de départ.
3. 3Vérifiez si la marchandise est réglementée
   Certification EAC, marquage « Tchestny ZNAK », notification FSB pour l’électronique avec chiffrement, contrôle phytosanitaire ou vétérinaire pour les denrées. Les documents d’autorisation s’obtiennent avant l’expédition.
4. 4Calculez le coût de revient complet
   Prix de la marchandise + fret + droit + TVA + frais de dédouanement + certification + éco-contribution sur l’emballage. Calculer la marge à partir du seul prix d’achat est l’erreur la plus fréquente d’une première livraison — une marge qui disparaît fait aussi disparaître les commandes suivantes.
5. 5Convenez de l’Incoterm
   EXW et FCA donnent à l’acheteur le contrôle de la logistique, DDP cache les risques dans le prix. Pour une première livraison, FCA avec le transitaire de l’acheteur est le plus souvent optimal : vous remettez la marchandise dédouanée à l’export, nous prenons le relais.

2. Contrat et paiement

1. 6Contrôle des changes
   En Russie, un contrat d’importation à partir de 3 millions de roubles doit être enregistré auprès de la banque de l’importateur. Vérifiez les clauses sur les délais de livraison et le remboursement de l’acompte : c’est l’importateur qui répond du non-respect des délais de rapatriement.
2. 7Modalités de paiement
   Virement direct ou crédit documentaire. Pour une première opération : acompte minimal et solde après inspection ou sur copie des documents d’expédition.
3. 8Spécification annexée au contrat
   Désignations identiques à celles de la facture, quantités, prix, poids. Les écarts entre contrat, facture et liste de colisage sont le premier motif de demande de la douane.

3. Avant l’expédition

1. 9Inspection du lot
   Photos et vidéos du chargement, contrôle du nombre de colis et du marquage. Pour la Chine : inspection à l’usine avant le paiement du solde.
2. 10Emballage adapté au transport
   En groupage, la marchandise est transbordée en entrepôt : il faut un emballage rigide, une palettisation et une protection contre l’humidité. Précisez la masse d’emballage par matériau : l’éco-contribution russe est calculée sur cette base.
3. 11Dossier documentaire
   Facture, liste de colisage, contrat, document de transport (CMR, connaissement, lettre de voiture ferroviaire), déclaration d’exportation (EX1 pour l’UE, que nous établissons pour vous), certificats. Vérifiez tout avant l’expédition : corriger depuis la Russie prend beaucoup plus de temps.
4. 12Marquage « Tchestny ZNAK » avant la frontière
   Si la marchandise est soumise au marquage, il est plus avantageux d’apposer les codes à l’usine ou dans l’entrepôt de consolidation. Le réétiquetage en entrepôt sous douane en Russie est l’option la plus coûteuse.
5. 13Assurance
   Indispensable en groupage : le lot subit plusieurs transbordements. Tarif à partir de 0,3 % de la valeur facturée, couverture « tous risques ».

4. Douane et réception

1. 14Calcul des paiements avant l’arrivée
   Le droit et la TVA se calculent sur la valeur en douane (marchandise + fret jusqu’à la frontière + assurance). Les fonds doivent être versés sur le compte personnel unique (ELS) de l’importateur avant le dépôt de la déclaration.
2. 15Exigences propres à une première importation
   Pour un nouvel opérateur, la douane demande plus souvent une justification de la valeur : listes de prix, déclaration d’exportation, preuves de paiement. Préparez ce dossier à l’avance — votre déclaration d’export et votre liste de prix en font partie.
3. 16Réception de la marchandise
   Rapprochement des colis avec le document de transport, constat des dommages au moment du déchargement : une fois un document de transport signé sans réserve, toute réclamation contre le transporteur devient presque impossible.
4. 17Documents de clôture
   Déclaration en douane avec mention de mainlevée, facture / UPD du transitaire avec TVA détaillée. Sans eux, votre client ne peut pas déduire la TVA. De votre côté, conservez la preuve de sortie de l’UE pour justifier l’exonération de TVA à l’export.

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