Verifica partita IVA UE (VIES)
Prima di fatturare, spedire o pagare a una nuova controparte nell’Unione europea (un distributore, un intermediario o l’agente di pagamento del Suo acquirente) si assicuri che la sua partita IVA sia valida, oppure trovi il numero per ragione sociale e Paese. La verifica avviene in tempo reale tramite VIES sulle banche dati fiscali nazionali degli Stati membri.
Cos’altro verificare prima di un affare
Controlli che ragione sociale e indirizzo coincidano nel contratto, nella fattura e nel VIES. Verifichi il codice doganale HS della merce rispetto alle restrizioni delle sanzioni UE: lo facciamo per ogni spedizione prima di accettarla e trasportiamo solo merci che possono essere esportate legalmente in Russia. Concordi la resa secondo gli Incoterms 2020, così è chiaro chi paga formalità di esportazione e trasporto.
Se presenta Lei la dichiarazione di esportazione, verifichi anche il Suo numero EORI. Se preferisce di no, il nostro agente presenta l’EX1 per Lei. I pagamenti degli acquirenti russi ai fornitori UE passano tramite partner sulla base di un contratto di agenzia.
Passi successivi utili
Domande frequenti
Posso trovare una partita IVA per ragione sociale?
Sì. Nella scheda di ricerca per nome inserisca ragione sociale e Paese: cerchiamo nel registro ufficiale aperto delle imprese del Paese (Estonia, Lettonia, Lituania, Finlandia, Repubblica Ceca, Slovacchia, Francia, Belgio, Germania, Norvegia, Svizzera, Regno Unito), così si trovano anche le piccole imprese, e per gli altri Paesi nel registro internazionale LEI (GLEIF). La partita IVA viene presa dal registro (es. Estonia, Repubblica Ceca) o ricavata dal numero di registrazione quando la regola è univoca (Italia, Spagna, Portogallo, Belgio, Danimarca, Finlandia, Svezia, Lettonia, Romania, Bulgaria, Croazia, Francia), poi verificata nel VIES e mostrata come «confermata» solo dopo questa verifica. In Germania, Paesi Bassi, Polonia e Austria le partite IVA non vengono pubblicate: la chieda al fornitore.
Perché verificare una partita IVA?
Una partita IVA valida conferma che l’azienda è registrata ai fini IVA nel suo Paese ed è effettivamente operativa. Prima di un pagamento anticipato o della prima consegna a una nuova controparte è il primo controllo gratuito: il numero in fattura deve essere valido e il nome deve corrispondere alla parte del contratto.
Da dove provengono i dati?
Dal VIES (VAT Information Exchange System) della Commissione europea, che interroga in tempo reale le banche dati fiscali degli Stati membri. Alcuni Paesi, come Germania e Spagna, non comunicano ragione sociale e indirizzo: in quel caso viene mostrato solo lo stato del numero.
Come devo inserire il numero?
Scelga il Paese e inserisca il numero con o senza codice Paese: togliamo noi prefisso, spazi e punti. Per la Grecia il codice VIES è EL, non GR. I numeri britannici GB non fanno più parte del VIES dal 2021; i numeri dell’Irlanda del Nord hanno il prefisso XI.
Risulta non disponibile la banca dati del Paese: il numero non va bene?
No. Le banche dati fiscali nazionali vanno offline di tanto in tanto per manutenzione e il VIES restituisce un errore. Ripeta la verifica qualche minuto dopo: il messaggio non dice nulla sulla validità del numero.
Il numero è valido: basta?
È un controllo necessario ma non sufficiente: confronti ragione sociale e indirizzo con contratto e fattura, le coordinate bancarie con i documenti ufficiali dell’azienda, e verifichi la merce rispetto alle restrizioni delle sanzioni.
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