USt-IdNr. in der EU prüfen (VIES)
Bevor Sie einem neuen Geschäftspartner in der Europäischen Union eine Rechnung stellen, Ware liefern oder zahlen – einem Händler, einem Vermittler oder dem Zahlungsagenten Ihres Käufers –, prüfen Sie, ob seine USt-IdNr. gültig ist, oder finden Sie die Nummer über Firmenname und Land. Die Prüfung läuft in Echtzeit über VIES gegen die nationalen Steuerdatenbanken der EU-Mitgliedstaaten.
Was Sie vor einem Geschäft außerdem prüfen sollten
Achten Sie darauf, dass Firmenname und Adresse in Vertrag, Rechnung und VIES übereinstimmen. Prüfen Sie die Zolltarifnummer der Ware auf EU-Sanktionsbeschränkungen – wir tun das bei jeder Sendung vor der Annahme und befördern nur Waren, die rechtmäßig nach Russland ausgeführt werden dürfen. Vereinbaren Sie die Lieferbedingungen nach Incoterms 2020, damit klar ist, wer Ausfuhrformalitäten und Transport bezahlt.
Wenn Sie die Ausfuhranmeldung selbst abgeben, prüfen Sie auch Ihre EORI-Nummer. Wenn nicht, gibt unser Agent die EX1 für Sie ab. Zahlungen russischer Käufer an EU-Lieferanten laufen über Partner auf Basis eines Agenturvertrags.
Sinnvolle nächste Schritte
Häufige Fragen
Kann ich eine USt-IdNr. über den Firmennamen finden?
Ja. Geben Sie im Reiter „Suche nach Name“ Firmenname und Land ein: Wir durchsuchen das offizielle offene Handelsregister des Landes (Estland, Lettland, Litauen, Finnland, Tschechien, Slowakei, Frankreich, Belgien, Deutschland, Norwegen, Schweiz, Vereinigtes Königreich) – sodass auch kleine Unternehmen gefunden werden – sowie für andere Länder das internationale LEI-Register (GLEIF). Die USt-IdNr. wird aus dem Register übernommen (z. B. Estland, Tschechien) oder aus der Registernummer abgeleitet, wo die Regel eindeutig ist (Italien, Spanien, Portugal, Belgien, Dänemark, Finnland, Schweden, Lettland, Rumänien, Bulgarien, Kroatien, Frankreich), anschließend in VIES geprüft und erst danach als „bestätigt“ angezeigt. In Deutschland, den Niederlanden, Polen und Österreich werden USt-IdNr. nicht veröffentlicht – fragen Sie den Lieferanten danach.
Warum sollte man eine USt-IdNr. prüfen?
Eine gültige USt-IdNr. bestätigt, dass das Unternehmen in seinem Land umsatzsteuerlich registriert ist und tatsächlich tätig ist. Vor einer Vorauszahlung oder der ersten Lieferung an einen neuen Geschäftspartner ist das die erste kostenlose Prüfung: Die Nummer auf der Rechnung muss gültig sein, und der Name muss mit der Vertragspartei übereinstimmen.
Woher stammen die Daten?
Aus VIES (VAT Information Exchange System) der Europäischen Kommission, das die Steuerdatenbanken der EU-Mitgliedstaaten in Echtzeit abfragt. Einige Länder, etwa Deutschland und Spanien, geben Name und Adresse nicht heraus – dann wird nur der Status der Nummer angezeigt.
Wie gebe ich die Nummer ein?
Wählen Sie das Land und geben Sie die Nummer mit oder ohne Ländercode ein – Präfix, Leerzeichen und Punkte entfernen wir. Für Griechenland lautet der VIES-Code EL, nicht GR. Britische GB-Nummern sind seit 2021 nicht mehr Teil von VIES; Nummern aus Nordirland haben das Präfix XI.
Es heißt, die Datenbank des Landes sei nicht erreichbar – ist die Nummer ungültig?
Nein. Nationale Steuerdatenbanken gehen von Zeit zu Zeit für Wartungsarbeiten offline, und VIES meldet dann einen Fehler. Wiederholen Sie die Prüfung ein paar Minuten später – die Meldung sagt nichts darüber aus, ob die Nummer gültig ist.
Die Nummer ist gültig – reicht das?
Die Prüfung ist notwendig, aber nicht ausreichend: Vergleichen Sie Name und Adresse mit Vertrag und Rechnung, die Bankverbindung mit offiziellen Unternehmensunterlagen, und prüfen Sie die Ware auf Sanktionsbeschränkungen.
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