Come viene pagata la vostra fattura quando il bonifico diretto dalla Russia non passa

Perché il bonifico diretto dalla Russia spesso non arriva

Dal 2022 i pagamenti diretti dalle banche russe ai fornitori europei funzionano male: la banca ricevente rifiuta l’accredito, oppure la banca corrispondente restituisce il bonifico dopo alcune settimane senza una spiegazione chiara, mentre il lotto pronto resta nel vostro magazzino e intanto vi viene chiesto un anticipo per la fornitura successiva. Anche quando il pagamento alla fine arriva, il servizio di compliance della banca richiede documenti sull’operazione e allunga l’accredito di settimane — per una partita con una data di spedizione contrattuale, questo significa un ritardo o la necessità di trovare un’altra modalità di incasso.

L’alternativa che funziona nella pratica è il pagamento tramite un agente: l’agente trasferisce il denaro al fornitore a proprio nome, mentre il vostro cliente russo regola i conti con l’agente tramite un contratto di agenzia in Russia, oppure in rubli su un conto di non residente presso una banca russa. Per voi, come fornitore, questo si presenta come un normale pagamento da parte di una società estera, con il riferimento al numero della vostra fattura — in questa parte dell’operazione, per voi, non cambia nulla.

Prima di tutto il controllo sanzioni

Trattiamo solo merci non soggette a sanzioni UE, del Regno Unito, svizzere o statunitensi. Prima di ogni preventivo verifichiamo il codice HS di ogni articolo e controlliamo tutte le parti dell’operazione; se un prodotto o una parte è soggetto a restrizioni, rifiutiamo l’ordine, qualunque siano la rotta o il prezzo.

Due schemi: società turca o partner nell’UE

Nella pratica si usano due schemi principali. Tramite una società turca con conto di non residente in una banca russa — il vostro cliente paga in rubli, la conversione avviene al cambio di borsa senza un ulteriore margine bancario sul cambio, e la commissione dell’agente parte dal 3%. Tramite una società partner residente nell’UE (lavoriamo, ad esempio, con partner in Estonia, Bulgaria e Polonia) — l’agente vi paga in euro da un conto europeo, di norma in 1–3 giorni bancari, con una commissione dal 5%.

La differenza di prezzo si spiega così: il pagamento tramite la società turca è più economico perché il denaro non esce dalla Russia dal lato della banca del vostro cliente, e la conversione avviene all’interno del Paese. Il pagamento tramite un partner nell’UE serve nei casi in cui per voi è importante vedere l’accredito proprio da una società europea in euro — è una situazione frequente tra grandi produttori e distributori con un compliance interno rigido, per i quali un pagamento dalla Turchia potrebbe risultare atipico.

Entrambi gli schemi si basano su un contratto di agenzia con un set di documenti per il controllo valutario e la dogana. Quale opzione sia adatta alla singola operazione dipende dal Paese e dalla banca del fornitore, dalla valuta della fattura e dalla vostra disponibilità, in linea di principio, ad accettare un pagamento da un terzo — è un punto da chiarire prima di fissare la scelta, non dopo.

Controllo valutario in Russia: cosa prevede la legge, e cosa significa per voi

Le operazioni con fornitori stranieri non residenti rientrano nella normativa valutaria russa — articolo 6 della legge n. 173-FZ. Anche i trasferimenti in rubli a un agente non residente sul territorio russo sono considerati un’operazione valutaria, quindi si applicano le stesse regole di controllo previste per un bonifico diretto in euro: lo schema con l’agente non è di per sé un’esenzione dal controllo.

Una formalità spesso trascurata: il contratto di agenzia tra il vostro cliente e l’agente deve essere oneroso, cioè prevedere espressamente un compenso per l’agente, altrimenti c’è il rischio che l’operazione venga considerata nulla. E quando il compenso dell’agente previsto dal contratto raggiunge 3 milioni di rubli (o l’equivalente al cambio della Banca centrale russa alla data del contratto), il contratto di agenzia stesso va registrato ai fini del controllo valutario presso la banca — nel limite rientra solo la commissione dell’intermediario, non l’importo dei pagamenti dovuti in base al contratto commerciale con voi.

Per la banca, un contratto di agenzia e la conferma del pagamento da soli non bastano: serve un fascicolo coerente in cui il contratto con voi, la fattura, il contratto di agenzia e il rendiconto dell’agente non si contraddicano tra loro per importi e date. Prepariamo noi questo fascicolo nella sua interezza, affinché la contabilità del vostro cliente e la sua banca accettino i documenti senza dover tornare indietro.

Quali documenti servono per avviare il pagamento

Il set standard per avviare un pagamento comprende: il contratto con voi (contratto di compravendita o accordo quadro) con la relativa specifica, la vostra fattura con i dati bancari del beneficiario — IBAN e BIC —, i dati della società del vostro cliente per la verifica della controparte (KYC). Il contratto di agenzia con la società partner viene preparato dalla parte agente. Se il pagamento riguarda merce già consegnata e non un anticipo, servono anche i documenti di trasporto e doganali che confermano l’avvenuta consegna.

Tramite l’agente si può pagare non solo la merce in sé: con lo stesso meccanismo si regolano anche i servizi di fornitori nell’UE — magazzino, imballaggio, certificazione, pratica EX1 — così come le spese di trasporto in Europa. È comodo quando un acquisto da voi si accompagna ai servizi del magazzino di consolidamento: tutti i pagamenti possono passare per un unico contratto di agenzia, senza aprire uno schema separato per ogni controparte.

Il tempo di preparazione del fascicolo è spesso più breve di quanto sembri all’inizio: se il contratto e la fattura esistono già e non presentano contraddizioni interne sugli importi, il contratto di agenzia si prepara in uno o due giorni lavorativi, e il pagamento stesso tramite il partner nell’UE parte entro 1–3 giorni bancari dall’arrivo del denaro dal vostro cliente. La fase più lunga di solito non è la stesura dei documenti, ma il coordinamento della procedura KYC su una nuova controparte — conviene avviarla in parallelo alla preparazione del contratto, non dopo che la fattura è già stata emessa e voi state aspettando il pagamento.

Cosa non si può pagare tramite un agente nell’UE

Tramite i partner nell’UE non si effettuano pagamenti a favore di controparti incluse nelle liste sanzionatorie dell’UE o per merci soggette a restrizioni all’esportazione — non è una formalità della banca dell’agente, ma un requisito che rispettiamo su tutte le rotte: non trasportiamo né paghiamo merci sanzionate o a duplice uso con nessuna modalità di regolamento. Il codice doganale e lo stato della controparte secondo il TARIC vanno verificati prima di inviare il pagamento, non dopo che l’agente ha rifiutato l’operazione — questo fa risparmiare tempo anche sulla logistica: la [verifica e la scelta del codice doganale](/usluga/tariff-optimization) viene fatta dallo stesso referente che segue il pagamento.

Un caso più raro ma possibile: un fornitore che, per le proprie regole interne di compliance, non è disposto in linea di principio a ricevere un pagamento da un terzo. Conviene chiarirlo in anticipo: se necessario, l’agente invia al fornitore una lettera di notifica sul pagamento da parte di un terzo, con riferimento al contratto di agenzia, così che dal lato del beneficiario non sorgano dubbi sull’origine del pagamento.

Esempio di calcolo: una fattura da 20.000 € in due modi

Esempio ipotetico: fattura di 20.000 € a un fornitore in Germania per una partita di apparecchiature. Per un acquisto occasionale da un nuovo fornitore che richiede esplicitamente un pagamento dall’UE, una differenza di 400 € tra i due schemi è un prezzo ragionevole per garantire che l’operazione vada a buon fine senza ritardi dal lato del beneficiario. Se la stessa partita viaggia con Tranzit3, il pagamento e la logistica si sincronizzano: ritiriamo la merce presso di voi subito dopo la conferma del pagamento da parte dell’agente, senza attendere una conferma separata dalla banca del vostro cliente, e il fascicolo documentale per il controllo valutario e per il valore in dogana viene preparato in un’unica finestra con un solo referente.

Domande frequenti sul pagamento del vostro cliente russo

Pagine correlate

Altro in questa sezione

Richiedi un preventivo

Risposta entro 2 ore lavorative